経理改善お役立ちコラム

「売掛金の回収管理」、わが社のルールありますか?

 こんにちは、東京都品川区の経理代行会社「TOKYO経理サポート」です。


 当社は経理全般のアウトソーシングを通じて、お客様に「3つのメリットと付加価値」をお届けしています。
 
 今回は、「売掛金の管理」について考えてみましょう。

回収するまでが営業の仕事

売掛金は取引先への貸付金だ!

● どこまでが営業マンの仕事?
 営業マンは、自分のノルマ(営業目標)を達成するため営業活動をします。営業が功を奏して、販売が決まり、納品後に得意先への請求が済めばほっとひと安心といったところ。そうした努力が積み重なって目標達成ともなれば、社内評価は確実にアップします。

 でもちょっと待ってください。営業マンの職務は”単に売上をあげる”ことだけでしょうか。せっかくの売上も約定の期日に代金回収できなければ、実際には仕事を果たしたとはいえません。

● 代金回収なくして、会社は回らない

 得意先ごとに販売代金の回収条件は異なります。商品を販売・納品後、月末締めで請求して翌月末入金の約定の得意先、翌々月末入金の先、あるいは翌月末に(受取)手形で回収の先といったように、取引の条件は相手先ごとにさまざまです。このため、売掛債権の回収の状況やスピードが会社の資金繰りに直結するわけです。

 もし多額の売掛金回収が滞れば、資金繰りは一気に悪化し、ワーストケースでは倒産の可能性も生じかねません。得意先に信用で商品を販売~掛け売り~することは、相手先を信頼してその代金回収を一定期間待つ、つまり、お金を貸付けるのと同じことなのです。貸したお金は返してもらって当然です。

 営業マンの職務は「売上げてハイお仕舞い!」ではなく、売掛金や受取手形の回収までを含めて営業活動と認識してもらうことが大切になります。

営業マンのもう一つの仕事~得意先の与信管理~

営業マンにとっては、不良債権はあってはならないもの。不良債権の兆しが見えれば、即、社内での情報共有が欠かせません。その兆しはつぎのような点から気づくことができ、初期対応次第で不良債権化まで未然に防げるものです。
● 営業マンの気づき          営業に出向いた際のチェックポイント

 営業マンたる者、得意先訪問時には受注だけに気を配らずに、★担当者にそれとなく財務状況(支払い遅延や資金に困っているなど)を確認、★実際に商品がオフィス内や階段・踊り場に乱雑に積み上げられているなどを目で視認、★社員の入れ替わりの状況変化をチェックなどをして、実際に変化があれば、”不良債権化の兆し”をすぐに社長などに報告してもらうのです。

● 経理担当者の気づき         入金状況などからのチェックポイント

 得意先との接点を持つ営業マンだけが”不良債権化の兆し”を知る立場にいるわけではありません。★売掛金の一部が翌月までジャンプされた、★口座振込が手形払いに切り替えられた、★手形(回収)サイトが長くなったなどは、経理が気づいてしかるべきことであり、こうした状況は「売掛債権の不良債権化の進行」を現すもので、社長などへの報告が欠かせません。

 TOKYO経理サポートに「請求書発行代行」や「売掛金管理代行」をご依頼いただいているケースで、事前に手形払いへの変更情報などをご案内いただけている場合は、お届けする(入金消し込み後の)得意先別売掛金(残高)管理一覧表などを通じて、「売掛債権の不良債権化の進行」を確認いただけます。
 
 与信管理については、会社によっては独自チェックリストを用いて営業マンに得意先の状況を常に報告させて、与信枠(特定の取引先に販売できる最大金額の範囲)をチェックするほどなのです。

 貴社ではどうされていますか?

代金の督促は早めが肝心!

できていますか? 営業と経理の役割分担

 営業部門で請求書を発行している会社でも、入金状況を確認できるのは経理部門というのが一般的。

 売掛金などの回収管理ではタイムリーに回収遅れ(回収遅延債権)に気づき、早め早めに得意先への確認や督促が大切です。売掛金データ一覧(推移状況一覧も)、通帳への入金データなどは、経理と営業とで共有する体制作りも欠かせません。

回収管理のルールはありますか?

 営業マンに回収責任と債権管理を任せる会社も多いですが、得意先数が多ければ”違算(イサン)管理”も大変な手間になります。事務的な処理と営業本来の業務とを明確に線引きして、営業マンが本当にやるべき業務に専念できる環境作りをすると、得意先の深掘りや新規開拓にも時間を割けるようになり、最終的には売上増が実現する流れが加速します。
★ 債権回収に遅れが生じているケース

 約定の支払期限に遅れたら、経理や営業から督促文書を発送する仕組みを作る方法が考えられます。電話や訪問しての状況確認も大切ですが、無断で支払いを遅延するような得意先であれば確信犯であり、”不良債権化がスピードアップ”していると認識すべきなのです。

★ 回収遅れの金額と支払期限未到来の売掛金が与信枠を超過するケース

 回収遅延により与信枠を使い切ってしまった得意先については、上記同様、督促文書を発送する必要があります。また、回収遅延額(滞留債権額)が一定額を超えたら、納品を制限する、現金払いを条件にするなどのルールを決めておき、不良債権を膨らませないようにすることも大切な点です。

 といっても、対応自体は穏やかに進め、事が起こった際に備えて「法的にガードしていた状況を作っておく」ということです。

 なお、売掛金などの債権管理が月単位だけで行われ、売掛金一覧表では「前月残高と当月入金額・発生額・残高のみが表示」されているケースでは、資金繰り、収益に大きな影響を及ぼす”売掛金の回収もれ”に気づきづらい状況になりがちです。

 実際、TOKYO経理サポートで経理代行をご依頼いただいたお客様では、売掛金管理システムから出力される管理表には「どの程度の期間、債権が滞留しているか」などの表示がないため、売掛金の修正エラーが積み重なって大きな問題となっていました。これも債権管理を徹底することで、現在解消の方向に。
 
 貴社でも一度社内ルールをきちんと見直されてはいかがでしょうか?

入金管理の事務負担を減らすには?

● 入金口座を減らす
 一般に売掛金などは、複数の銀行口座に入金されることが多くみられますが、これにより資金繰りなどが複雑化する原因になっています。もし 入金口座を集約できれば、売掛金管理はかなりシンプルになります。

 ある会社は売掛金の入金口座だけでも5口座あり、さらに、入金日も毎月5日、10日、20日、末日とまちまちで、回収状況の確認事務の負担が大きくなっていました。入金日をまとめるのは難しかったものの、話し合いで月末入金などへの移行ができた取引先もあり、さらに入金口座を一口座に集約してもらったことで、確認作業がシンプルになり、問題発生の余地がなくなるという改善メリットが生じました。

● ネットバンキングデータで自動消し込み

 インターネットで銀行取引を行っている場合であれば、ネットバンキングデータの取り込みにより、自動消し込み処理ができる販売管理システムも増えています。とはいえ、実際には売掛金がそのまま入金することばかりでなく、振込手数料が差し引かれて入金や一部入金となるケース・得意先によるミスなどもあるため、完全に自動的に消し込みができるシステムはなく、最終的には人間による確認は欠かせません。

TOKYO経理サポートでは?

 TOKYO経理サポートでは導入前のヒアリングを通じて、社内の業務フローをじっくりうかがい、改善ポイントがあれば必ずご案内させていただいています。これまで”当たり前”だと思っていた業務フローも、丸ごと経理業務を外注いただくことをきっかけに、見直して事務負担をカットするきっかけにしていただいています。

 同時に、弊社の「経理代行業務」全般を活用では、直接的なメリット(経理部門のコスト削減)ばかりでなく、貴社の売上増、業績アップ、そして、総合的な付加価値を高めるチャンスを得ていただけます。

経理代行に関する詳しいお問い合わせ、ご相談はこちらをクリック>>


フリーコールは、
0800-500-3939(0800-ゴー!○(丸)ごと○(お)任せで、サンキュー!サンキュウ!)
でお待ちしています。

一覧ページへ戻る

CONTACT

お問い合わせ&資料請求

初めてのご相談は無料です。
お困りでも・困っていなくとも、気軽にお問い合わせを!
お問い合わせフォーム
メールでのお問い合わせは
こちらから
24時間受付中
お問い合わせは
こちらから
お電話でのお問い合わせ
無料でお電話いただけます。
0800-500-3939
受付時間平日9:00〜17:30

お問い合わせの際は、ホームページをご覧になったことをお伝えいただけるとスムーズです

リモート相談予約