経理改善お役立ちコラム

経理を変えると会社が変わる!

社長の想いは「経理社員を変えたい!」

よくあるご相談、トップスリーは

 この一年で圧倒的に多かった相談がつぎの3つで、実は原因はひとつなのです。
・経理社員とうまくいっていない
・経理が社長の指示を聞かない
・経理のせいで社内業務に支障や混乱が生じている


 経理社員に実印、銀行通帳と印鑑などを任せている社長は意外なほど多いことがわかりました。それなのに、経理社員と意思の疎通が図れず話ができない状況や、指揮命令系統が崩れてしまうと、事実上、社長はオカネをコントロールできなくなり、事業運営にまで影響が出てきかねない状況まで。

 経理社員が経理業務や資金繰りを抱え込んでしまい、社長は何をやっているかわからないことも多いのです。
結局、へそを曲げられて急に退職されてしまえば経営に影響が出かねないという不安から、辞めさせるわけにもいかないお悩みまで・・・。

経理は自分に権限があると勘違いしやすい!?

● 大企業の経理では、権限が分散!
 大企業の経理なら、入出金や送金決済業務ひとつとっても、不正防止の目的も含めて何人かが関わります。
仕入れ代金などの支払いを例にとると、担当者は請求書の内容を確認し、上司がその支払承認を行い、実際の送金処理といったフローになります。これに、実際の仕入部門(購買部門)の責任者などによる請求書チェックまで入るのが一般的です。

 つまり、経理の担当者は事務処理を淡々とこなす立場で、一人ですべての決裁権限を持つことはないため、独裁者のようには振る舞えません。

● 中小企業では、経理が独りよがりになりやすい

 中小企業では、”信頼”という名の下に通帳と印鑑を預けられ、経理担当者がほぼノーチェックに近い状態で送金まで行ってしまうことも多いのです。こんなことも経理が自分の立場を誤解する原因になっているようです。
    経理が誤解する事実関係            誤解(錯覚)の原因
・いつでもお金を動かす権限が与えられている 
→ 通帳、印鑑を預けられている事実

・私は社長から重要な任務を任されている
 
  → 資金に関する全権を任されたことの自負
・自分だけが全員の給料データを知っている
  → 業務上の秘密情報を知り得たことへの誤解
・社長の交際費支出の中身だって知っている
  → 非業務外支出も知っていることへの誤解

 業務上でオカネの権限を与えられたことで勘違いする経理社員は意外に多く、「経理業務が大変なことは社長にはわからないし、一方的に指示だけされても時間的にも対応できない。一生懸命会社のために働いており、社長の言うことばかり聞いていられない。」といった話も良く耳にします。
経理は自分だけしかわからない、自分がいなければ資金も回らず、会社も成り立たないといった感覚になりがちに。

経理の誤解は、社長にも責任の一端が…

 一方、経理を増長させる原因は、任せる社長にもあります。
 「社長が営業に専念したい、経理はよくわからない」などの理由で、経理や資金の権限を経理社員に与えてしまっているのが実情です。

 信頼して任せたのだから、がんばってくれるだろうし、使い込みもするわけがない、いざとなれば、自分がコントロールできるとは考えはいけません!
 経理社員が不正はしていなくとも、退職まで実印(会社の代表取締役印)や銀行印、通帳が回収できなかったケースは山ほどあります。最近では、ネットバンキングの権限やID・パスワードの引き継ぎでさえも素直にはやってくれません。

 中小企業で経理を信頼するなら、最終的な承認(ネットバンキング含む)は社長ないし二番手の方が行い、経理はあくまでも承認前までの資料や準備までがその権限などと業務範囲を明らかにしておくことが大切です。
そうしておけば、実印などは渡す必要がありません。

 TOKYO経理サポートのアウトソーシングの良さは、プロが経理事務を代行して、給与計算結果や送金・振込などの最終承認は社長などが行う仕組みで、社長などの最終決裁者の負担を軽くしている点にあります。
このため、ネットバンキング環境を用意するなど社長の負担軽減の取組みのお手伝いもさせていただいています。

社員でなく、会社の体制を変えるのがポイント!

あるべき経理の体制作りへ

 TOKYO経理サポートでは、お客様に必ずつぎのような点をお伝えしています。
・当社の経理代行では”お金をお預かりする”ことはなく、印鑑は社長の手元に。手形や小切手も同じです。
・当社の送金代行では”送金データの登録を代行”し、最終の送金承認は会社が。

 支払や送金の最終承認は「会社の責任で行うべき業務」です。当社ではその前の資料準備までを責任をもって対応いたします。

 TOKYO経理サポートへ委託いただくと、経理業務の流れの中で、つぎのように役割分担が明確になります。
 ★ 社内でまとめて送っていただくべき資料などの発送業務
 ★ その後当社で行うべきさまざまな代行業務の処理と資料の提出
 ★ その後社長などによる最終承認

 結果として、経理体制のあるべき姿をご理解いただけるとともに、当社が最新のソフト環境やクラウド環境を導入することから、最先端の環境の元に事業運営を推し進めていただけることにつながります。

定型業務を効率よく行うためのスケジュール化

 経理代行ご依頼時には、請求書などの書類のとりまとめと発送のみを担当する方を決めていただきます。当社とのやりとりは、つぎのような簡単なルールを作って、毎月の経理業務のスケジュール化を進めます。もちろん、当社で準備いたします。
・請求書などの書類は、いつまでにお送りいただく
・請求書には発注担当者などの支払承認を得ていただく


 TOKYO経理サポートからは”書類の発送用ファイル”、”チェックシート”、”1年分のスケジュール”などもご用意しますので、書類のとりまとめも定型業務として効率化できます。

TOKYO経理サポートで経理体制を正常化しましょう!

 「困った経理社員が退職してくれさえすれば経理は正常化する」とお考えの社長も多いのですが、実際はそうなりません。
 経理社員の役割と業務範囲を明確にして、業務スケジュールまで管理できる体制作りをしない限り、誰が経理担当になってもいつのまにか同じ問題を抱えるリスクが続きます。

 社内に事務処理担当者と経理の責任者を置いても、状況は変わりません。

 TOKYO経理サポートの経理代行なら、ダブルチェックや明確な役割分担に基づいた体制に基づく安定品質の経理が実施されますので、経理業務の正常化と効率化に非常に有効です。

TOKYO経理サポートは”会社を変える”お手伝い!

 TOKYO経理サポートでは導入前のヒアリングを通じて社内の業務フローをじっくりうかがい、改善ポイントがあれば必ずご案内させていただいています。これまで”当たり前”だと思っていた業務フローでも、”事務業務の簡素化と見える化”のうえ、事務コストの削減を実現しています。

 さらに、”将来への付加価値”のご提供を通じて、「会社を良くするサポーター」であり続けます。

経理代行に関する詳しいお問い合わせ、ご相談はこちらをクリック>>


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