経理改善お役立ちコラム

「ウチの経理に限って・・・」は通用しない!

 こんにちは、中小企業向けの経理代行で喜ばれております「TOKYO経理サポート」です。

 当社は経理全般のアウトソーシングを通じて、お客様に「3つのメリットと付加価値」をお届けしています。
 ★ メリット1 コストの削減!

 経理代行のご依頼で、「経理部門のコスト(人件費など)の削減効果」が得られます。
★ メリット2 収益力アップ!

 経理スタッフは貴重な社内人材!リストラでなく収益源の営業のサポーターなどで社内で貢献してもらいましょう。
 これで営業マンは営業活動への集中時間を増やせ、業績向上を目指す環境が整います。
★ メリット3 社長の収益貢献効果まで!

 意外にも社長は経理関連業務にも煩わされています。経理業務をプロに”丸ごとおまかせ”で、営業などの本業に専念する時間を確保して、引いては社長による直接的な収益貢献効果まで期待できる状況も整えられます。

★そして、お客様にとっての付加価値

 経理のアウトソーシングを通じて当社の目指すゴールは、つぎのような”お客様の将来への付加価値”のご提供です。
・代行依頼時の見直しで、業務フローをより効率的に改善(=当社への代行料の削減にも)
・社内人材の有効活用として、収益性を高める部署に集約・投入
・サポート体制作りで、社長や営業マンにも”考える営業体制”が実現


 初めは”単なる経理の事務処理の代行”のつもりだった社長も、TOKYO経理サポートへの依頼で、業務への取り組み姿勢の違いと効果を実感されています。加えて、お客様の自助努力の合わせ技で経営改善に導くことが、当社の目指すところです。

経理社員に丸ごとおまかせでは?

経理に任せすぎは禁物

 大きな会社で一般的な「内部統制(牽制)」は、特定の部署(例:経理)で行う業務について他部署などからチェックが入る仕組みで、問題が生じにくくする体制をいいます。ところが、多くの中小企業では人材不足からそうした仕組みが用意できていません。
● 社長の眼も内部統制効果に!

 会社の規模次第では、社長が全体に眼を光らせて経営するだけで内部統制効果を発揮できることが多いようです。

 営業が得意な社長なら、常に営業活動に注目し、営業マンに細かい指示を与え、チェックを怠らないので、自然に管理できている状況になるというわけです。

● ”信頼”という名の時限爆弾

 以前からのご案内のように、日本には「経理や数字が苦手!」という社長が多く、経理はわからないし面倒だという理由だけで、経理社員に(全幅の信頼をおいて)任せてしまいがちです。このことが先々に大きな問題を生じさせかねない時限爆弾に。

 もちろん、経理社員の仕事をダブルチェックする責任者などをつければよいのですが、中小企業では余分な人材を雇用する余裕はありません。また、給与計算データなど他の社員に見せたくない書類も多く、事実上、経理業務は一人に任せきりという会社もひんぱんにお見受けします。

すべてが経理社員の頭の中に…

 「経理が辞めたい」と言い出した、「経理が他の社員ともめて、今にもやめそう」、「経理のやっている業務がわからず辞められたら困るし、業務内容の情報開示すらしてくれない」など、思いもよらない社長からのご相談がしょっちゅうでてきます。

 「ホントか?」と驚かれる方もお出ででしょうがこれが現実で、皆さんの会社では「経理社員の業務内容や月々の仕事のフローなど」をきちんと把握されていますか?

 中小企業の経理担当者はかなり幅広い業務に関わっていることが多く、支払や給与計算などのオカネ関連業務以外でも、社会保険手続や売上請求事務などまで担当するケースも少なくありません。つまり、社長は経理におまかせで、その経理も業務のマニュアル化などはほとんどしておらず、すべては経理の頭(の闇)の中へ・・・。

 このため、経理がへそを曲げて退職の意思表示をしようものなら、引き継ぎなどもまともにはせず、誰も引き継ぎようのない状況になりがちです。詳細がわかる方がいないために、日常の支払や給与計算などですぐにもお困りになる会社が多いのが現実に。

トラブルになってからではもう遅い…

 経理が不満を持って退職するときは、爆弾に近い存在にも。これで縁切りと思えば「社長を困らせてやろう、○○さんに大変な思いをさせよう」などとつぎのようなことまでしかねず、会社の信用が毀損されるリスクすら生じてしまいます。
・通帳を渡さない・みせない、銀行取引印を返さない
・ネットバンキング情報(特に権限情報)を引き継がない
・支払に必要な請求書を隠す
・一切引継ぎをしない


 「そんなこと、あり得ない!」と思われている社長、現実は、社会人としてあるまじき行為をする人が意外なほど多いのです。残念ですがこんな行動が、実に効果的に経営に打撃を与えられるのです。

 大切なのは、普段から経営側が経理をきちんと管理するため下記のように対策しておくことです。

● 入出金のチェック体制作り
 「オカネを管理する権限を与えられている!」と経理社員が勘違いしないよう、また魔が差したときにも使い込みができないよう、現預金の入出金管理にはチェック体制を作っておく。

● 請求内容の確認の仕組み

 経理や仕入れの発注部署の社員などが仕入先にキックバックなどを要求して、私服をこやす例への対応として、仕入先などからの請求書は、経理以外の人間(仕入れの発注部署)も関与させて、不正を起こりにくくする。

● 業務のマニュアル化

 経理に悪意がなくても、病気や万一の事故に備えて、経理には業務の流れ(フロー)を洗い出させて、マニュアル(書面)化しておく。

 いかがでしたか?「ウチの経理に限って・・・」は通用しません。
 未だという会社は、早速今日から始めましょう!


だからこそ、TOKYO経理サポートの経理代行がモノをいう!

中小企業では経理は必要ない!

 中小企業の多くは人手不足にお困りです。仮に経理社員が採用できても、転職や退職は必ずやってきます。また、経理社員のほとんどは経理経験があっても、プロとしての経験ではないので、「税務調査対応や資料の保存、そして、正確でタイムリーな業務の完成」などからは不十分です。

 また、事業規模からも経理部門を抱えておくことは無駄が多く、コスト面からも意味がありません。社内人材は収益により貢献する部門で活かすことが、中小企業の生き残りにもつながります。

◆ ”丸ごとおまかせ経理”なら安心!

 「経理を丸ごとおまかせ」いただいても問題が生ぜず、ご依頼があればすぐに社長などからお話を伺い、現状の業務フローの見直しを行った上で、プロとして経理代行をお受けしているのが、TOKYO経理サポートです。

 もちろん、当社が預金通帳や会社の代表印・銀行取引印などをお預かりすることはありません。その代わり、ネットバンキングを使って、給与の振り込みや仕入れなどの請求代金の支払いも”承認するだけ”の状態まで仕上げておき、あとは社長などの決裁者が「承認ボタン」を押すだけで、安心この上ない状況になります。

モットーは、技とノウハウ、そして心(想い)を乗せて!

 TOKYO経理サポートでは導入前のヒアリングを通じて社内の業務フローをじっくりうかがい、改善ポイントがあれば必ずご案内させていただいています。これまで”当たり前”だと思っていた業務のやり方なども、”事務業務の簡素化と見える化”のうえ、事務コストの削減を実現いたします。

 さらに、お客様の会社の”将来への付加価値”のご提供を通じて、「会社を良くするサポーター」であり続けたいと思います。

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