経理改善お役立ちコラム

会社の足を引っ張る経理のリスク

自前主義の経理だと、会社にリスクが残りがちに!

 「経理には給与計算や各種支払、帳簿処理から預金通帳などの保管などまで任せた上、電話をとってくれ、来客時のお茶出しや雑用(消耗品・事務用品などの買い出しなど)もしてくれ、必要に応じて銀行にも何度でも行ってくれて使い勝手がよい」と感じている社長が数多くお出でです.

◆ 中小企業の経理は”プロ経理”ではない!

 ほとんどの会社では、経理の担当者といっても、会計を学び、経理のプロとして経験を積んだ経験者はお出でになりません。経理知識を持たない社員が、前任者から引き継いだ毎月の経理実務(資金の出し入れ、支払・給与計算、請求書の発行、記帳業務など)を必死にこなしているのが現実です。

● 仕事のあり方を変えたがらない!

 経理は日々の業務に追われていることもあり、業務のあり方を見直しやITの採用による業務の簡素化などは自分の仕事を減らす方向に働くため、旧態依然のやり方を好む傾向があります。
● 貴社にはこんな経理社員はいませんか?
 
経理は、意外なほどこまめに動いていませんか?
 ★ 普段の業務内容は、経理なのに、結構外出している
 ★ 銀行に通帳の記帳に行く、現金を引き出しに出向く、源泉所得税や住民税の納付に出かけている
 ★ 税務署や都税事務所などへ書類を提出に行く、社会保険の手続きに出かける、ハローワークへ行く
 ★ 切手、お茶、事務用品や社内で使う消耗品の買い出しに出かける 等々

 こ
うしたことは、現金の引き出し以外はすべてネットバンキングやネット通販などでまとめてでき、消耗品などの購入品の請求も月に一度で済み、支払も月一回で処理も簡単になります。

 TOKYO経理サポートのSmartおまかせ経理では、こうした仕組み作りもお手伝いいたします。

◆ 信頼という名の、経理への丸ごとおまかせのリスク

 中小企業の社長の多くは、営業や製造出身などで経理や数字に明るい方は少なく、面倒な事務は”信頼している”という名の下に経理担当者任せのケースがしばしば見受けられます。
 驚いたことに、預金通帳・小切手帳・手形ばかりでなく、代表取締役印や銀行取引印まで預けて管理させていることが意外なほど多いのが実状です。

● 中小企業でも、体制作りなくして会社の発展なし!
 会社は、社長個人のものでも、経理のものでもありません。

 経理ばかりでなく、営業や製造でも特定の者にすべてを任せてしまい、その人が何をやっているのか、担当業務はどんな業務フローなのか把握できなければ、本来、経営の舵取りはできません。
トラブルさえ起こらなければ、現社長ならできても、後継者にはできません。

 「明日経理がいなくなっても、業務の引継ぎには支障がない」体制づくりが経営者の役割です。何があっても対応できる体制さえあれば、経理の突然の退職ばかりでなく、事業承継(会社のバトンタッチ)やM&A(会社の買収)などがあっても、常に前向きな対応ができます。

● 経理への丸ごとおまかせリスク
 「経理担当者を信頼してすべてを任せている」と言えば大変聞こえがよいのですが、”任せる=ノーチェック”では間違いや洩れをはじめ、意図的な不正なども防げません。

 当社に経理代行を依頼された会社や相談事例では、・社長は経理に任せきりでノーチェック、・顧問税理士も個別の取引などは確認しないといった、間違いなどがあってもわからない状況であったケースが多々お見受けしています。

 信頼していた(はずの)経理(責任者)が、退職が決まってからとった驚きの行為をご紹介しましょう。
 ・預けていた預金通帳や代表印などは実際の退職日まで返却しなかったケース
 ・インターネットバンキングの預金口座のID、パスワードなどは経理だけが知っていて、最後まで開示しなかったケース
 ・給与計算ソフトの社会保険料率や所得税率、住民税の改訂を怠った結果、会社の負担増になっていたケース
 ・経理が使っていた会社のブックサイズパソコンは、退職後ゴミ箱に捨てられていたケース
 ・法人税等の申告書や帳簿の一部が保管されておらず、状況把握が大変だったケース
 
 など数え上げたら切りがありません。

本業に集中して、付加価値を上げる時代に!

 必要な人材不足は簡単には変えられませんが、社長の決断ひとつで比較的容易に会社の付加価値を上げられます。これからの時代、政府の「働き方改革」の方針のため、中小企業でも「長時間残業や未払残業手当の問題」は避けられません。

 経理などの間接的な部門の業務、特に、秘密にしたい役員・社員の給与や交際費などは、秘密保持を契約に織り込んである外部のプロに任せて、社長は支払などはネットバンキングのIDとパスワードを入力して決裁するだけといった形(=Smartおまかせ経理)にでき、安心です。

 TOKYO経理サポートなら、会社で行っている業務フローも、可能な限り簡潔でわかりやすいフローに見直します。
 これで、社長も、営業も(経理社員が営業サポートなどに就くため)、得意先との商談時間などを大きく増やせて、結果として、売上も、業績がアップする方向に導けます。

ご相談はお気軽に!

 始めは”経理事務の代行”のつもりだったお客様も、TOKYO経理サポートのSmartおまかせ経理の導入で、業務への取り組み姿勢の違いと効果を実感されています。加えて、お客様の自助努力の合わせ技で経営改善にまで導くことこそが、当社の目指すところです。
 
 これまでのやり方へのこだわりより、時代環境を見据えたちょっとだけ先取り対応して”本業への集中と生産性の向上”を実現しましょう。
 
 
TOKYO経理サポートでは、社長のお困り・お悩み、ご相談にはつぎの3つの姿勢で取り組んでいます。

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