経理改善お役立ちコラム

動画で紹介!支払業務も「Smart支払代行」で効率も飛躍的アップ! 

TOKYO経理サポートでは支払代行業務のSmart化を進めた結果、中小企業でも社内での”毎月の大変でめんどうな支払事務処理”をなくせたうえ、生じがちな支払ミスなども解消できる”支払業務の代行”に特化した「Smart支払代行」をスタートさせています。

「Smart支払代行」の活用メリットをわかりやすくご紹介するアニメ動画をオンエアしましたので、支払業務の合理化と経理の本業専念による効率化のご参考に!

下記 ▶ をクリックして、ご覧ください。

”支払業務”は手間もかかり、めんどうで大変!

 給与計算同様、毎月必ずやってくる”手間をかけねばならない仕入先や運賃・家賃などの経費の支払い業務”。
 他の経理まわりの業務に加えての支払事務処理はめんどうなうえ、支払ミスなどが起きれば会社の信用失墜にもつながりかねず、資金繰りにも影響があり、間違いが許されない慎重な対応が要求される業務です。

◆ 支払業務の外出し余地は?

 中小企業では、毎月のように発生する定期的な支払関連業務の外出し(=外部委託)などは考えられたことがない会社がほとんどというのが実態です。

 話を伺うと、「うちの会社は特別だから、外出しは馴染まない」といわれる社長や経理が多いのですが、実はこうした事務処理的業務はアウトソーシングに打ってつけの業務で、標準化もしやすく、業務フローの見直しも比較的容易です。

◆ 判断業務は社内に、事務処理的業務は外出しへ!

 といっても、支払業務全体がアウトソーシングというわけでなく、例えば仕入れた商品・製品・原材料などの請求書について「支払いの可否」の判断は社内でしかできません。
具体的には、納品の事実を確認できる納品書と請求書の突合せなどの結果で、支払可否の判断をするのが一般的です。

 こうした支払の判断業務、請求内容が発注内容への合致などは、本来社内で行うべき業務ですので、「Smart支払代行」ではお客様が支払いをOK(承認)された請求書などを送付するだけで、あとは”お客様はネットバンキングで承認するだけ”で支払いが完了できるようにしています。

中小企業でも、内部統制は必要な時代に!

◆ 経理の社内対応では内部統制が不全に!

 中小企業では少数精鋭での業務遂行と効率化が求められ、経理業務も例外でなく、特定者だけに「請求チェック・支払準備・支払の承認・預金通帳(口座)・銀行取引印の管理まで」のすべてを任せきりになりがちです。

 確かに中小企業では、経理に必要以上の人手を割くことはできず、採用した人材を信頼してすべてを任せるしかない状況でもあります。
結果として、経理業務は担当者以外のだれの目も通さずに完結することとなり、事務処理を間違えていても、(万一)不正が行われていても、表面化するまで相当の時間がかかるため、わかったときは会社の存亡にかかわる大きな問題になりかねません。

 経理の大きな間違いや不正は、(銀行借入などがない場合を除き)大きな信用失墜につながり、ダメージ回復には大変な労力と時間がかかります。

◆ TOKYO経理サポートなら、決裁・承認業務以外はおまかせ!

 TOKYO経理サポートの「Smart支払代行」なら、”支払いOK”の請求書について銀行送金(給与を含む)用のデータ作成・登録を行いますので、お客様のやることは”ネットバンキング上で決裁・承認するだけ”で済みます。
また、経理部門の内部統制上の問題も当社が間に入ることで解消し、様々なリスク回避もできることになります。

 TOKYO経理サポートでは、お困り・お悩み、ご相談にはつぎの3つの姿勢で取り組んでまいります。
★ すぐに会社にお訪ねする!(オンラインでも対応中)   
★ じっくり社長のお話を聴く! 
★ 業務フロー改善のご提案をする!

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