電子取引データを保存する際は、指定の検索ができるようにしておくことも義務付けられています。
　電子帳簿保存法で求める検索機能は、次の３つです。
　① 取引年月日、取引金額、取引先での検索
　② 日付または金額の範囲指定での検索
　③ 二以上の任意の記録項目を組み合わせた条件設定での検索

　「あれ？①だけじゃないの？」と思われるかもしれませんが、実際には特例のおかげで、大多数の中小企業では”①の検索要件”だけで問題なさそうです。

　「天災と税務調査は忘れたころにやってくる」ということで、税務調査がきたときに税務職員の求めに応じて”電子取引データのダウンロードに応じる”場合、②や③の検索機能は必要ありません。書類コピーを提出するのと同じように、データダウンロードへの協力でＯＫということに。

　といっても書類コピーと違い、電子取引データは短時間で大量にダウンロードできますので、調査が効率よく進むことにもつながり、これまでより幅広く調査されるかもしれません。

　個人事業主なら前々年、法人なら前々事業年度の売上高が 1,000 万円以下の小規模事業者では、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていれば、”検索要件の全てが不要”という特例が設けられています。

　メールで受け取る請求書のPdfファイル等について、システムを使わずに検索できるようにする方法として、国税庁では次の２つの方法を例示しています。
１．エクセル等の表計算ソフトに、取引データに係る取引年月日その他の日付、取引金額、取引先の情報を入力して一覧表を作成する方法
　国税庁ＨＰで公開されている索引簿のエクセルフォーマットは、下記でダウンロードできます。サンプルではファイル名は下表のように①からナンバリングされているだけですが、もっとわかりやすい名称にする、ボリューム次第ではフォルダを分ける余地もありそうです。
　https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

２．取引データのファイル名を「取引年月日その他の日付」、「取引金額」、「取引先」を含み、統一した順序で入力しておく方法
　保存するファイル名に必要な情報を入れ、フォルダ内で検索できるようにしておくやり方です。
　国税庁の説明通りにテスト保存したものが下の画像です。索引簿作成は必要ないものの、ファイル名の指定が意外に面倒で時間がかかりました。
※なお、国税庁は日付はあとで検索しやすいよう、和暦・西暦のどちらでもよいとし、統一するように注意を促しています。

　「ルール通りのファイル名に修正したり、特定の場所に保存し直したり、リストを作成したり」と事務作業が発生するので、手作業での電子取引データの保存は確実に会社での負担が増えそうです。
　一方で、保存スペースも紙も不要となり、あとから探しやすくなる事務の効率化というメリットもあります。工夫して、できる限り事務負担を増やさずに効率的に保存する方法を考えたいですね。

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