「Webの給与明細に切り替えたい！」という社長からのご相談
人材が中心の会社の社長から、「社員が会社を見直すアピールポイント」として、毎月の給与明細などについての相談事例をご紹介いたします。
一歩先いく仕組みで社員にアピールしたい！
Webで給与明細の配信で、会社変身のアピールを
＜人材派遣会社のＢ社長からのご相談＞
人材派遣会社としての「社員は派遣先企業で勤務する」という特有の事情から、勤務地がバラバラで給与明細の手渡しができず、毎月社員の住所宛に郵送していた。
ところが、派遣先が増えるとともに、社員数も増加して、紙の給与明細の郵送がかなりの手間になり、この人件費や郵送コストなどがばかにならない状況に。
今年こそ「スマホ対応の給与明細に変えたい！」と思い、給与計算を依頼している社労士に相談したが”対応できない”とのことで、思い切ってTOKYO経理サポートに相談した。
社長は、今後入社してくる社員には、スマホ対応の給与明細ひとつをとっても、「中小企業の中でも一歩先をいく会社であること」をアピールできると考えている。
現状のヒアリングでみえてきたこと
当社ではお問い合わせをいただくと、お客様を訪問のうえ、経理業務について詳しくヒアリングをします。
今回は給与関連で社内で行われている業務フローについてお話を伺ったところ、つぎのような点が判明しました。
● ”紙の給与明細書”はいろいろとコスト高…
給与明細書は、社労士からpdfファイルを受け取って社内でプリントアウト（Ａ４で２人分）したうえで、社員ごとに配布するために半分にカットして、見えないように封筒に入れて配っていました。
給与明細書の印刷・裁断・封入の準備、社員への郵送などに時間をとられたうえ、紙やプリンタートナー、郵送料などのコストも負担も生じている状況でした。
● 給与の送金と納税は自社で対応
給与は社内でネットバンキングを通じて社員の口座に送金し、源泉所得税は顧問税理士に依頼して送られてくる納付書をもとに銀行で納付、また、特別徴収住民税は社内で納付書を確認のうえ、銀行窓口で納付していました。
Smart給与代行なら丸ごとおまかせに
代行の提案で、社内事務は最大限カットに！
今回は給与・賞与計算から翌月の納税まで一気通貫でお引き受けできる”Smart給与代行”をご案内しました。
● 給与がらみの社内事務はほぼゼロに！
これまでは社労士に給与計算業務だけを外注していましたが、Smart給与代行では「その後の給与の送金や、Web給与明細の配信、翌月１０日期限の源泉所得税や住民税の納税まで代行しますので、社長はネットバンキング上で”送金の承認”を実行するだけに！
税理士に源泉所得税の納付書を依頼する手間もカットでき、銀行に出向いて窓口で納付する必要もなくなります。
● 改めてWeb給与明細のメリットとは？
社長のこだわられている「一歩先をいくスタイル」以外にも、つぎような効果が期待できます。たかが給与計算とはいっても、社内業務が大きく改善され、生産性の向上メリットが得られます。
★ 省資源化と省力化メリット
紙の給与明細書の印刷や配布・郵送事務負担などをカットして、こうした時間を他のより収益に貢献できる仕事に活用いただけます。
★ 環境にやさしいペーパーレス化
紙もコピーも使わないペ－パ－レスが実現し、環境にやさしい仕組みに切り替わります。もちろん、印刷が必要なときは、社員が印刷することもできます。
★ Webで過去５年分の給与明細も保存
紙の給与明細書を保存する社員はマレ！でもWeb給与明細なら、データは５年間保存で、社員も安心です。スマホやPCなどで、いつでも過去の給与明細を確認できます。
● 同時に、Smart年調代行も一緒にご提案！
年を追うごとに複雑化する一方の年末調整でも、ペーパーレス化の実現と手間ばかりの社内の年調事務を最大限カットできる方法をご案内しました。
具体的には、社員の皆さんには書類記入が不要な”スマホの年末調整”をご利用いただきます。１１月にスマホにメールが届いたら、社員は自分の年末調整画面にログインして、画面の指示にしたがって生命保険料や配偶者の所得見積もりなどを入力する仕組みです。もちろん、不慣れな紙の扶養控除等申告書などに記入するよりも、社員の負担は大幅に軽減されます。
一方会社も、生命保険料控除証明書などの書類を集めて、当社に送付するだけで済むことに！
★ 源泉徴収票の配布 不要に！
給与明細書と同様に、Webの源泉徴収票になりますので、会社は何もする必要がなく、負担ゼロに。
★ 市区町村への報告（給与支払い報告） 不要に！
現状では社員の住所地の市区町村への給与支払報告書の作成・提出作業は事務負担が大きかったのですが、当社が電子申告で報告代行しますので、会社は何もする必要がなく、やはり負担がゼロに。
★ 税務署への法定調書合計表の報告 不要に！
今まで社内で手書きで合計表などを作成・提出していたものが、当社が電子申告で報告代行しますので、会社は何もする必要がなく、負担ゼロに。
給与の送金や納税まで頼めるのが魅力！
Ｂ社長からはSmart給与代行＋Smart年調代行をご依頼いただき、翌月から社長も含む社員のスマホへの給与明細の配信がスタートしています。社員の皆さんからも好評だとか！
今回は給与明細書のWeb化のご相談をきっかけに、給与計算がらみの社内事務を大幅に効率化できました。
