経理改善お役立ちコラム

”Smartおまかせ経理(経理代行”の上手な活用例

 2020年度GDPは戦後ワーストのマイナスを記録し、中小企業は生き残りをかけ、「賞味期限切れの事業の見極め」と「利益が上げられる事業への特化・集中」をしなければならない状況にきています。

 「会社あげての”本業集中の環境”の実現」に役立つのが、”経理業務の外出し(=経理代行)”で、経理コスト全般の削減効果まで得られます。もちろん、経理スタッフのリストラなどは必要なく、収益に貢献する部門(営業や経営戦略など)で活躍する場を得ていただくのです。

 今号では、TOKYO経理サポート「Smartおまかせ経理」で効果を上げられたケースをご紹介いたします。困難な時代の新たな会社のあり方の参考になれば幸いです。

社長の疑問-「経理はなにをやってるの?」は当たり前!?

フツウ、社長の大半は経理業務を知らない!?

 コロナ禍で、会社のありようを見直したいという社長から、「顧問税理士の指導で、自社で通常の経理業務(支払・給与など)のほか、記帳入力処理から月次決算までやってきた。今回、経理から退職の申し出があり、この際、経理業務を外部に任せてみたい!」とのご相談がありました。

 この社長も他の社長同様、「業務はすべて経理に任せており、よくわからない」ため、業務内容や退職後すぐにやっておかねばならない業務がわからず不安ばかり。社内には経理業務の手引きもなく、聞いても細かな話ばかりで、社長の不安は増幅する結果に。それなら「経理のプロにすべて任せてしまう方が安心」で、お問い合わせをいただきました。

 すぐに訪問して状況確認の結果、退職する経理は「(窓口での)振込・支払・納税事務、勤怠データ集計から給与計算、売掛金の消込、記帳業務と小口現金の管理」の業務を補助のアシスタントを使い、何とか処理していた事実がわかりました。

経理の守備範囲は意外に広い!

 経理業務は、大ざっぱにつぎのように分けられます。
● 販売関連:
請求書の発行・送付から売掛金の入金管理(営業が担当する会社も)
● 仕入や支払関連:
商品や原材料の仕入代金(買掛金)や運賃・家賃などの未払金の振込・支払管理
● 資金繰り管理:
毎月の入出金予定を把握し、銀行口座ごとに資金不足が生じぬように資金を管理
● 給与・賞与計算関連:社員の勤怠や変動支給・控除データなどをもとに給与計算を行い、給与の振込・所得税や住民税の
      納税、給与明細の配布を管理(総務や人事が担当する会社も)
● 年末調整:社員に扶養控除等申告書等を配布。記入後に回収し、年間給与の所得税の精算業務を行う手続きで、多くは外注
● 記帳業務関連:月次決算での会計処理や領収書等の整理・ファイリングを行い、月次財務諸表(B/S、P/Lなど)を作成

 この他、小口現金の入出金(特に、経費精算事務)業務、社員の労働保険や社会保険関連業務などもあり、経理業務は非常に多岐に及んでいます。

 TOKYO経理サポートでは、これら業務についてお客様のご要望に応じて、経理全般を丸ごとお引き受けする”Smartおまかせ経理”から、記帳や給与などの個別業務を単体でお受けするサービスまで幅広くお手伝いしています。

 ちなみに、当社のSmart(スマート)経理代行の特徴は、「★ペーパレス化・データ化(デジタル化)などの実現、★経理業務のマニュアル化、★年間業務スケジュールの事前提示」による”経理のみえる化の実現”にあります。

”Smartおまかせ経理”の活用で、こんなに変わった!

 今回は、社長のご要望とヒアリングをもとに、★社内に残す業務(請求、売掛金の回収・消込、資金繰り)と★業務フローの整理で、当社での代行に向く業務を明確に分けた結果、「支払・給与・年末調整・記帳業務」についてSmartシリーズの経理代行をご活用いただくことになりました。

 ご依頼により、経理業務の大半はなくなり、社内処理は「書類の発送や送金の承認などに限定」でき、社長自ら本業に専念できる体制が整いました。

ひと月に何度も繰り返される”支払事務”        <Smart支払代行>

 中小企業では、一般に月4~5回、少ない会社でも最低3回程度、通常の支払業務が発生します。臨時の送金や海外送金は別途個別に対応されおり、ざっと月5、6回程度の支払事務処理が必要なことに。
ちなみに、源泉所得税、法人税・消費税など国税の7割は銀行窓口経由の納付、つまり銀行に出向いて納付しています。
● 引継ぎ後の業務対応

 ネットバンキングの活用で、銀行への往復、窓口処理の待ち時間が不要になったうえ、入出金の書類への記入や押印事務までカットできます。また、ネットバンキングの設定も当社でサポートしています。
 Smart支払代行では事前に取り決めた年間支払スケジュールに沿って「ネットバンキングでの振込・支払手続きのデータ登録などを代行」し、ペーパーレス化を実現します。また、口座ごとの入出金を見込んだ資金繰り参考資料も作成してご提供することに。
● ご依頼のメリット
 社内に残る業務はつぎの2つだけに。
【担当者】
主に月初に届く請求書等をスケジュールに沿って当社にまとめて送付

【社 長】
ネットバンキング上で、当社作成の支払データを確認し、”承認処理”

 つまり、めんどうな業務はTOKYO経理サポートにおまかせで済むというわけです。

支給遅れは社員の不満に               <Smart給与代行>

 毎月の給与計算は「締め日:15日、支給日:25日」など、祝日の増えたいまでは残業時間や有休休暇の取得集計などに手が回りかねない会社が多く、外注化が困難でした。
● 引継ぎ後の業務対応

 この会社では、紙のタイムカードで残業時間、欠勤などを手集計していました。これをクラウドソフトを利用して自動集計できる環境に変更し、ネット上でいつでも責任者が勤怠状況を確認できる仕組みに切り替えた結果、当社が「勤怠管理の集計処理から給与計算まで」一貫して代行する体制が整いました。
 また、残業申請や有休の取得申請なども、勤怠管理システム上で社員が申請し上司が承認する形に切り替えたため、社員が自分の都合では残業できない仕組みとしました。この結果、社員のだらだら残業をなくし、プライベートの時間を大切にしてもらう方向に。
● ご依頼のメリット

 Smart給与代行では、お客様での勤怠データ確定日にダウンロードし給与計算を行うため、完全ペーパーレスを実現!もちろん、源泉所得税も特別徴収住民税も電子納税、給与振込もネットバンキングでの承認だけの手軽さに。
【社 員】
給与明細はスマホ・パソコンなどへのWeb配信に切り替え、経理などが給与明細を手渡しする手間もカット
【会 社】保管する給与統計表などの資料は、毎月まとめてメール添付で送信のため、ファイルするだけ

 Smart給与代行により、給与関連データは社員の目にふれず、社長など経営陣だけが知る秘密情報にできました。

業績把握は記帳業務から               <Smart記帳代行>

 税理士の指示で、経理が会計処理用の入出金伝票などを作成して、会計ソフトに入力して月次決算処理を行っていました。
● 引継ぎ後の業務対応
 Smart記帳代行では、まず”伝票なし”で記帳処理する仕組みへ変更し、年間スケジュールに沿って取引先からの請求書や領収書、売上データなどを送付すれば、あとは当社がすべて代行して、月次決算結果を予定通りお届けする体制に。
社内での記帳関連業務はなくなったため、手間がかかっていた業務がなくなることで、社長には大きな安心感が。
● ご依頼のメリット

【会 社】
社内では記帳処理業務は完全に消滅し、月次財務諸表(B/S、P/L、変動P/L、損益分岐点図表など)の保存だけに


 なお、社長は顧問税理士の対応にも不満をお持ちだったため、決算終了後に、各種申告書作成や税務顧問業務は(英和グループの)税理士法人に切り替えられました。

他の業務はどうなった!?

● Smart年調代行
 年末調整業務でめんどうな社員用の説明資料や(必要事項印字済みの)扶養控除等申告書などとその記入例の作成も、”Smart年調代行”ならおまかせで済みます(今年の年末調整では、ネットを通じて社員が必要データを登録できるペーパーレス対応も準備中)。
 つまり、社内では年末調整に必要な資料を回収できれば「当社に送付し、年調結果の資料を保存するだけ」になります。年末調整後の★源泉徴収票もWeb配信され、★市区町村への給与支払報告も電子申告、★その他、税務署宛の支払調書の合計表もおまかせといった状況に。

● 請求や売掛金の消込は?

 販売管理システムがあったので、営業部門で毎月請求書を発行し、入金した売掛金の消込業務も同様に対応することに。
 参考までに、Smart消込代行では帳簿上での消込業務ばかりでなく、(ご要望次第で)販売管理システムに入って売掛金の消込業務もお受けしています。

● 小口現金処理は?

 小口現金があれば、日々の支払や営業などの経費精算が頻繁に発生するものです。
そこで、TOKYO経理サポートでは小口現金を使わずに済む方法をご提案して、社内の手間を減らしていただいています。

TOKYO経理サポートにまずはご相談を!

 いかがでしたか?今回ご相談のあったお客様は、当社へのご依頼の結果、つぎのような効果を得ていただけました。
● (当社をつうじた)経理業務の実態解明!
● 経理業務のフローの大幅見直しと経理のみえる化の実現!
● 経理事務の負担の大幅カット!
● 経理以外の社員の業務もついでに見直し!

 上記に加えて、必要な売上・売掛金・支払債務・本当の資金などを毎月把握できる仕組みができましたので、資金繰りの社長の不安を取り除けました。
 ウチでも丸ごと頼めるのかとお悩みの社長!
 まずは、お気軽にTOKYO経理サポートまでご相談ください!

 TOKYO経理サポートは、”Smartおまかせ経理”導入前のヒアリングの際にお客様のお悩み・お困りと業務フローをじっくりうかがい、改善ポイントは必ずご案内いたします。これまで”当たり前”に思っていた業務フローも、当社のSmartおまかせ経理への外注をきっかけに経理事務負担をカットして、本業にフォーカスしていただける環境を整備できます。

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