経理改善お役立ちコラム

うちの経理は特殊だから経理代行はムリでは?

ちょっと特殊な記帳業務だから

 ご相談でよく耳にするのが「ウチの会社の経理は特別だから…」という言葉。といっても、売上を計上して原価やかかった費用を記録する記帳業務(会計処理)の点からみれば、製造業か、販売業か、サービス業かなど違いだけで、実際には「ウチの経理が特別」といったことはありません。

 特別といわれるケースは経理業務が属人化している会社にみられがちで、経理が自分流で業務処理をして、業務フローなども頭の中だけにあって他人には見えない化している場合に、そうした話がでてきます。

特殊な処理が必要な会社も

 一部のお客様では、つぎのような特殊な処理が発生するケースがあります。
● 管理会計にこだわりあり
 会社規模が大きくなるにつれて売上もいくつかの分野に拡がり、これに伴って「売上の部門ごとに経費を区分計上」し、部門ごとの損益管理(=管理会計)をされる会社も増えています。
 共通経費以外の経費をどこまで細かく区分するかは会社次第ですが、中には社員を部門にみたてて、社員ごとの損益計算書を作成している会社まで。
● 財務諸表の報告義務

 外資系企業の子会社に多いのが、親会社へのレポーティングです。締め日が全世界のグループ会社で統一されており、英文科目への置換えや一部費用(例:旅費交通費)は詳細科目(交通費、国内旅費、海外旅費など)での報告が求められます。
 指定のエクセルファイルで報告する場合もあれば、専用システムで報告する場合まで、さまざまです。
● 業種による特殊性

 建設業では、一般企業とは異なる独自の科目名(売掛金⇒完成工事未収金)を用いているうえ、売上などは”工事完成基準”か”工事進行基準”のいずれかで計上することになっています。
どちらを採用しても、「工事ごとにかかった経費の管理」が必要で、他の業種より記帳処理には手間が余分にかかります。

 また医業や調剤薬局などでは、売上(収入)についても健保組合や国保への保険請求手続きがあり、記帳処理で用いる科目名も建設業同様に独特な名称が出てきます。

【解決策】業務フローの整理と役割分担がポイント!

 記帳業務は、簿記の知識、企業会計原則や消費税法などのルールと法律に基づいて行うものなので、根拠となる数値データさえあれば処理はできるのです。

 つまり、業務フローを整理してみえる化したうえで、業務別に役割分担をきめることで特殊な処理が必要な会社でも記帳代行が可能になります。TOKYO経理サポートのSmart記帳代行では、前述のような特殊なお客様も「前提条件とスケジュールを確定」して実際に代行させていただいていますので、ご安心ください。

「ウチはとくべつ」になりがちな給与計算業務

 給与計算業務では、”残業時間などの勤怠データ”と”変動項目の支給額と控除額”さえ決まれば、税金や社会保険料は法律で決まったルールに基づき計算するだけで、本当は「ウチはとくべつ」にはなりづらいのですが…。

特殊性で、給与計算が大変になるのはこんな会社

 給与計算業務で会社の特殊性が出るのは、つぎのようなケースです。
● 賃金規定が複雑で手当項目が多い

 手当の種類が多く、奨励手当など毎月その手当を何らかの回数などを元に計算して求める場合は、大きな事務負担を抱えるケース多いようです。
 また、いくつもの雇用形態があるケースも、雇用形態別に手当名や計算方法が異なれば同様に事務です。
● 締め日と支給日の間の日数が少ない
 
たとえば毎月15日締め25日払いの会社では、締め日から支給日までの日数が少なく、給与計算業務がタイトになります。一般的に、給与総合振込データは支給日の3営業日前までに銀行登録・承認が必要で、土日祝日次第では、実質一日しか給与計算業務に充てられないケースが生じます。
● 手作業での勤怠管理の問題点
 
紙のタイムカードから勤怠集計する会社では、単に事務負担が大きいだけでなく、集計ルールがあいまいになりがちです。仮に、残業時間は10分まるめ(端数切捨て)と決まっていても、集計担当者がルールどおりに集計していなかったりで、社員からのクレームにつながるケースも。

【解決策】社内ルールは必要なものだけを残す!

 TOKYO経理サポートでは、「社内ルールが本当に必要か、見直ししても業務フロー改善の余地がないのか」などに踏み込んでの検討をお勧めしています。
★ クラウド勤怠システム導入での効率化
 
当社では、クラウドタイプの勤怠システムの導入をお勧めしています。勤怠集計の効率化だけでなく、有休管理や残業申請、経費精算までまとめて管理できるシステムもあり、社内体制全体の効率化にもつながります。
★ 締め日、支給日の見直しのすすめ
 
社内ですら給与計算スケジュールがタイトなら、業務のアウトソーシングは難しくなります。社員に影響が生じないように給与計算スケジュールを見直すことで、問題なく経理代行可能です。

 TOKYO経理サポートは「給与計算スケジュールのあり方から見直しまで」ご提案しています。

支払や納税にも会社の独自ルールが!?

 売上の請求、売掛金の回収、取引先などへの送金、社員への給与振込み、納税などの事務はどの会社でも発生するのですが、こうしたルーティン業務にも独自ルールで複雑化されている会社もお見受けします。

独自ルールはこんなことから

 一見、経理は一生懸命仕事を果たしているように見えますが、よくよく考えるとわざわざ業務を増やしていて、それで「ウチはとくべつで」と言われることが多いのです。
もちろん、そのままではスマートに経理代行へと移行しづらい状況となってしまいます。
● ATMとネットバンキング併用で送金
 振込手数料負担を抑えるため、取引先が利用する金融機関から送金など複数のネットバンキングを併用したり、ATMの方が安いからと一部ATM送金するなど、振込作業が複雑に。
 実際には、こうした複雑な対応に携わる経理の人件費の方が高額なのですが…。
● 住民税の納税のために郵便局の窓口へ
 給与から控除する住民税(特別徴収住民税)の納税にあたり、一部自治体は銀行で納税できないため、毎月郵便局へ出向き納税している。
● 振込回数が多い
 毎月5日,10日、15日、20日、月末に買掛金や未払金・家賃などの支払と納税が、25日には給与と経費精算など、毎月の支払回数がかなり多く、業務量が増える原因に。
 会社に支払回数が多い理由をおたずねしてもはっきりした理由がないケースが多いのです。

【解決策】支払、納税の効率化はSmart支払代行におまかせ!

 TOKYO経理サポートの”Smart支払代行”は、「振込回数も含め、シンプルでミスなく安定的にまわせる業務フロー」を前提の切り口でご提案しています。

 送金事務や納税でもっとも重要な点は、ミスなく、期限までに支払うことです。振込手数料負担を気にするよりも、送金ミスが生じないようダブルチェック(=不正の防止にも)し、送金などの日程にも余裕をもたせる姿勢が有益です。

 ちなみに上述の例では、下記のような提案で解決に導きます。
★事務処理:複雑にせずに、振込手数料負担をある程度抑える方法を
★納税手続き:銀行などに行かずに効率的に納税できる電子納税を導入

特殊業務もまずはTOKYO経理サポートへご相談を!

 TOKYO経理サポートでは、さまざまな業種業態のお客様の経理業務を代行する中で、特殊事情を抱える場合の対応ノウハウも蓄積しています。また日頃から業務の効率化事例も増やし、効率化に使えそうなツールの情報収集やテストも行っています。

★他とは違うこんな業務は代行してもらえるのか?
★今のやり方のままでは代行できそうもないように思うが?

  どのようなケースでも、まずはお話をお聞かせください。

 経理代行に関する詳しいお問い合わせ、ご相談はこちら(右側のお問い合わせボタン)をクリック>>

フリーコールは、
0800-500-3939
(0800-ゴー!○(丸)ごと○(お)任せで、サンキュー!サンキュウ!)
でお待ちしています。

一覧ページへ戻る

CONTACT

お問い合わせ&資料請求

初めてのご相談は無料です。
お困りでも・困っていなくとも、気軽にお問い合わせを!
お問い合わせフォーム
メールでのお問い合わせは
こちらから
24時間受付中
お問い合わせは
こちらから
お電話でのお問い合わせ
無料でお電話いただけます。
0800-500-3939
受付時間平日9:00〜17:30

お問い合わせの際は、ホームページをご覧になったことをお伝えいただけるとスムーズです

リモート相談予約