経理改善お役立ちコラム

経費の精算方法を変えて、営業の効率アップとストレス削減を!

 Smartおまかせ経理で”デジタル(DX)化とペーパーレス化”を進める経理代行会社「TOKYO経理サポート」では、中小企業の経理まわりのお悩み・お困りに焦点を当てて、業務改善につなげるお話をご紹介しています。

 今回は、社長や営業マンにとっては煩わしさではナンバーワンの「経費精算」について、問題点、目に見えないコスト、経費精算から解放する方法などを考えてみましょう。

経費精算がなぜ問題?

 最初に、経費精算はなにをすることなのか、そして何が問題なのかを知っておきましょう。

”経費精算”ってなに? 精算手続きには多くのテマが

● ”精算する経費”は?
 社長を含め営業マンが立替払いする経費は「取引先への往復交通費・手みやげ・打合わせ時の飲食代、得意先とのゴルフや飲食の接待、出張時の宿泊費・日当など」とかなり幅広いうえ、接待費など事前に上司や社長の承認が必要なものも多くあります。

 社長など幹部社員のケースでは一度に精算する金額も多く、立替経費は定期的に精算して個人負担の軽減が求められます。逆に、国内外への出張での往復航空券代、ホテル代、移動時の交通費などは多額になるため、事前に出張費用を仮払いすることもあります。

● 具体的な精算方法は?
 ”経費の精算”だから手間などかからないと思われがちで、多くの中小企業では未だに現金精算されています。実は「たかが経費精算、されど経費精算!」で、最終的に立替経費が精算されるまでに次のような過程を辿っているのです。
 ★ 事前申請と上司承認:
接待や国内・海外出張など多額の出張費用がかかる場合の現金仮払いに必要な手続き
           ⇒関係者:3者~申請者、上司、経理~
 ★ 精算書の作成と上司承認:
社長や営業マンが作成する立替経費の精算書で、精算根拠のため、上司承認が必要に
           ⇒関係者:2者~申請者、上司~
 ★ 現金での精算   :
経理で経費精算書を元に立替費用を現金精算(その都度、月2~3回など)する手続き
           ⇒関係者:2者~精算者(=申請者)、経理~
 ★ 経理による会計処理:経費精算後に、経理が経費精算内容を会計ソフトに仕訳処理(会計処理)の登録と経費精算書と
            領収書をファイリングする手続き
           ⇒関係者:経理

 このように、経費精算という単純な手続きにもこれだけの人たちが関係、つまり、かなりの手間ひまがかかる実態が浮き彫りに。

浮き彫りになる”経費精算”の見えざるコスト

●  領収書整理、経費精算書の作成と集計の手間
 (関係者:営業マンとその上司、経理
 日々取引先に出向く営業マンは、旅費交通費を主に細かな立替払いをし、精算作業にも相当の時間をかけています。

 具体的には、経費精算のための書類(経費精算書)に、
★交通費:行先、利用日、交通機関、駅名、電車代など
★交際費や会議費:利用日、飲食の相手先(会社名や担当者名など)、金額などーを記入のうえ、領収書を添付して上司に申請し、承認するまでが最初の手続きです。
その後、やっと経理に経費精算書などを持参して立替経費を現金で支払ってもらえることに。
やはり、事務負担は思いの外重いのですね。

 また社長の場合はもっと複雑で、何十枚もの領収書(タクシー代、飲食代など)を経理に渡して”精算しておいて!”と指示するだけといったことも多いようです。
こうした場合は、経理は領収書を整理して内容がわからないものは社長に確認(交際費なら、取引先名、接待した担当者名、人数などが必要)してから、経費精算書などに記入してまとめ上げねばなりません。
それが終わって、やっと社長に立替金額(=経費の合計額)を現金手渡しか、銀行送金の手配をすることに。

 このように、経理ばかりでなく、タカをくくっていた”経費精算”で社長も営業マンもかなりの時間をとられているワケです。つまり、見えざるコストが相当な負担になっていることがわかります。

●  チェックの手間(営業マンの上司の手間)

 上述のように、”経費精算”では営業マン本人ばかりでなく上司も時間をとられます。
 申請される経費は上司(場合によっては社長)の承認が一般的ですが、適正かの判断やミスがないかの確認が必要です。また、手書きの経費精算書であれば集計チェックも欠かせません。

 つまり、上司も収益を生まない”部下の経費精算”にもかかわらざるを得ないのです。

● 現金管理の手間
(経理の手間)

 多くの会社でみられる”経費の現金精算”では、経理は金庫内の小口現金で支払います。

 経費精算日を決めていなかった会社や毎週精算している会社では、営業マンが自分の都合でバラバラに”経費精算”を申請してくるため、経理はその都度やっていた業務から離れて、経費精算をしていました。

 さらに、「Aさんが出張するから預金から20万円引き出しておいて!」などの指示で、このためだけに銀行に出向くこともしばしばでした。

めんどうな”経費精算”から解放しよう!

現状維持なら、精算スケジュールを決める!

 当面、現金での経費精算手続きを変えたくない企業向けの提案です。

 まず少しでも経理の手間を減らすには、”経費精算”のスケジュールを決めましょう。精算スケジュールを決めていないと、上述のように不定期に現金精算や現金補充の事務負担が生じてしまいます。

 具体的には、「月末締めで翌月○日までに申請する。間に合わなければ翌月へ繰り越す」のように”経費精算のルール化”だけで、経理の事務負担(=要する時間)は大幅にカットできます。

経費申請ソフトの導入がベスト!

 最近はクラウド上で”経費精算”できる「経費申請ソフト」が出回り、申請機能付きで便利です。領収書やレシートもスキャナー保存やスマホのカメラで撮影し、印字データを経費申請データに変換する仕組みをもったものまで。
出張先や外出先からでもいつでも簡単に申請できるので、ストレスだった経費申請もスムーズにやれるという声が…。

 TOKYO経理サポートにSmart給与代行をご依頼いただいているお客様は、「経費申請ソフト」で立替経費の精算が承認・確定すれば、あとは精算データを当社に送信するだけ。その後、当社ではSmart給与代行で、毎月の給与支給額に立替経費を加えて給与送金額を登録しますので、お客様(社長)はネットバンク上の承認だけで済むことに。

 「経費申請ソフト」の問題点をあげるなら、毎月の利用料で、少なくとも利用者1人当たり月300円以上かかるので、負担感がある点です。

カードの活用でも精算業務を省力化

● ICカード利用で申請も、精算もら~くらく!
 電車、バス、タクシー代をSuicaやPASMOなどのICカードで支払えば、現金いらずで明細もデータ化できて便利です。
カードの利用明細は、カードリーダーでカードをかざすだけでCSVファイルやテキストファイルで出力でき、経費をエクセルファイルなどにまとめて申請する場合も手間が省けます。

 会社でICカードを準備して一定額を入金したカードを営業マンに持たせれば、精算業務自体もカットできます。もちろん、自販機でコーヒーなどを買われても困りますが…。

● ETCカードの法人契約で精算不要へ

 車営業が多い会社では、ETCカードの法人契約もおススメです。これで社員の立替払いもなくなり、会社宛の請求書で一括払いできます。

● 出張が多い社員には法人カード

 長期出張ではどうしても営業マンの立替え負担が重くなるので、仮払が欠かせません。社員との信頼関係が前提ですが、営業マンに法人カード(クレジットカード)を渡し、利用してもらうことで現金精算の手間がカットできます。

 利用明細と支出内容の報告フローは必要でも、カード明細があれば思い出しやすく、ミスやもれ防止にもつながります。

 以上のように、営業マン、経理などを”経費精算”事務負担から解放するには、・現金精算をやめること、・本人が立替えずに済む部分を直接会社負担に変えること-などがポイントとなります。
 すべての導入は無理でも、できる点から見直されてはいかがでしょうか。

TOKYO経理サポートからのおススメ

 TOKYO経理サポートでは導入前のヒアリングを通じて、お客様の業務フローをじっくりうかがい、改善ポイントがあれば必ずご案内させていただいています。これまで”当たり前”に思っていた業務フローも、当社のSmartおまかせ経理への外注をきっかけに、経理事務負担をカットして、本業にフォーカスしていただける環境をお創りいただけます。

 また、TOKYO経理サポートの「Smart経理代行」全般にご活用いただきますと、直接的なメリット(経理部門のコスト削減)ばかりでなく、貴社の売上増、業績アップ、そして、総合的な付加価値を高めるチャンスを得てもいただけます。

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