経理改善お役立ちコラム

「急に経理が辞めるといってきた」どうすれば?

退職日まであと2週間しかないが

 「社員から急な退職の申し出」でお困りの社長からのご相談は、コロナ禍で人手不足が緩和しても、不足時代とあまり変わりません。従来どおり、経理の自前主義で~退職⇒求人・募集⇒採用・研修⇒(慣れたころ)退職~では経理業務は安定化せず、意思決定や借入資料としても使えません。

 本稿では、就業規則上の退職の申し出の効力や急な退職時も、TOKYO経理サポートなら「これだけ引継いでおけば何とかしてしまえる」情報をご紹介しましょう。これで、社長のお悩みや不安も解消です!

退職時には一般論は通用しない

 一般に、就業規則では退職のひと月前までの届け出を義務付けています。一方、労働基準法では2週間前の事前届け出でよく、矛盾していますが、円満退職を望む社員は通常ひと月前までには届け出ることが多いようです。

 それでも、退職の申し出後に後任を募集してもすぐに決まるわけでなく、特に中小企業では、日々の忙しさで募集活動が遅くなり、経理退職日直前まで後任が決まらないことも…。
また、多忙によるストレスなどで心身を病み、病欠を繰り返すなども少なからず見受けられ、経理業務自体が回らない状態の会社まで。

 そうなったら大変です。月次決算はおろか、毎月の社員への給与や取引先への支払も遅れかねず、会社の信用にキズがつきかねません。

なにが何でも引継ごう、お金まわりとネットの権限!

 経理が採用できなくても、退職を決めた経理にお願いして退職日を伸ばすのはやめましょう。

 TOKYO経理サポートに”Smartおまかせ経理https://www.anshin-keiri.jp/se...”なら、つぎのお金まわりとネットがらみの権限さえ引継げればOKです。
◆ お金まわりの引継ぎはこれだ!
 人手の限られる中小企業では、経理にはすべて(信頼して)任せきりのケースも多く、支払の申請から決裁まで経理ひとりが担当することも。
● 銀行との取引継続に必要なモノ
 資金管理がらみで引継ぎなモノは「★現金、★預金口座のすべての通帳、★銀行印や代表取締役印、金庫の鍵などの現物ですので、必ず回収してください。
● 支払の請求書など
 送られてきている仕入れや外注費、諸経費の支払関連の請求書は約定の支払期日までに支払えるよう、洩れなく回収してください。
● 売上の請求書発行の確認
 毎月の売上の請求を経理が担当しているケースでは、確実に請求書を印刷して取引先に発送済みか、未請求かの確認が欠かせません。前月分が請求もれでは、資金繰りが破たんしかねませんので。

◆ ネットがらみの権限の引継ぎはこれだ!
 ネットバンキング(NB)を利用中の会社なら、ネット上で会社のNB口座にアクセスするための「★ID、★PW(パスワード)、そして★銀行から提供されたトークン(毎回、NBに入るための1回限りの番号を表示する計算機のようなもの)」は必ず回収しましょう。

 またNBに限らず、会計ソフト、勤怠管理ソフトなど、経理が使用していたソフトのログイン情報は必ず引き継いでおきましょう。ログイン情報さえあれば、ソフトの中のデータは確保できるためです。 

社内に経理はホントに必要でしょうか!?

 中小企業では、求人難が和らいでも本当に必要な人材確保は難しく、また経理を採用し引継ぎなどを終えても、退職リスクが付きまといます。少人数の中小企業で、社内に”経理部門”をおくことは本当に必要なのでしょうか?

 社長は同業他社も、他の中小企業も「経理は、社内処理が当たり前!」の固定観念をお持ちですが、経理業務のほとんどは定型化できる事務処理的な仕事でありながら、専門性や会計・税務・社会保険などの知識も要求され、経理の少数の担当者ではカバーしきれない外出し(代行=アウトソーシング)に適した業務なのです。

 つぎに「社内で経理部門を持つケース」と「外出しのケース」を取り上げています。内容を確認のうえ、どちらが会社にとってメリットが大きいか、社内に経理がホントに必要かをご判断されるとよいでしょう。

社内に経理部門を持つケース

 社長は、社内に経理があれば「いつでもタイムリーに業務がはかどる」と考えがちです。

◆ 実は経理はホントに忙しい!
 一方、経理社員からみると、こんなに多忙な日々を過ごすことに。
● 毎月決まった業務:
 月次決算、給与計算、支払業務。加えて、請求書の発行・売掛金の入金消込なども担当することも。
● 臨時の業務:
 夏と冬には賞与計算、年末は年末調整業務、年始にも償却資産の申告書・年調関連の税務署と各市区町村への報告書の提出、決算後2ヵ月以内には法人税・消費税などの申告書の提出。
 さらに、経理が人材の募集も担当する会社も。

◆ 経理にはいろいろコストとリスクが
 ネットや人材紹介会社などを通じた募集では費用もバカになりません。運良く応募者があっても面談・試験などに手間がかかり、会社が必要とする人材が採用できる保証もありません。

 採用できても、銀行預金、小口現金、得意先や仕入先などの業務には何らかの引継ぎが必要ですが、まともな引継ぎができなければ嫌気(=退職リスク)がさしかねません。

 まだあります。経理がいれば経理専用パソコン、会計や給与ソフト、プリンター、サーバーでのデータの保存など多くの負担がかかり、経理の机・チェアなどから経理スペース分の家賃まで負担することに。

経理業務の外出しのケース

TOKYO経理サポートの”Smartおまかせ経理”に依頼されると、パソコン・プリンターなどの設備はもちろん、経理業務に必要なソフトはすべて当社持ちで、人件費もかからず、募集で頭を悩ませることもありません。

 代行業務の種類別に具体的にご案内しましょう。実際、貴社での対応部分はわずかで、ほぼすべての経理業務を当社が担当しますので、手がかかりません。また、あらかじめ合意した年間業務スケジュールに沿って「月次決算書、給与支給一覧表、買掛金・未払金管理一覧表などの業務の成果物」をタイムリーにお届けしますので、経理処理が遅れて困ることもありません。
★ Smart記帳代行なら

 請求書、領収書、預金通帳のコピーなどの会計処理の元になる資料を当社宛に送付するだけ。ネットバンキングを利用中なら、当社が取引データをダウンロードして入手するので、預金通帳も必要ありません。

★ 給与計算代行なら
 出勤日数、有休や欠勤日数、残業時間などの勤怠データと変動項目(手当や控除)を当社にメールするだけ。 また、勤怠管理システムご利用なら、毎月の締め後に確定のご連絡をいただくと、そのあとは当社が勤怠データを入手して処理します。

 給与明細も支給日にネット配信なので、会社は何もしなくてOK!もちろん、パソコンばかりでなく、スマホや携帯への明細配信ができるため、紙ベースの給与明細も不要に。

★ 振込・支払代行なら

 給与や賞与の社員別の振込みや毎月の仕入先や運賃などの未払い先への支払も、ネットバンキングの活用で当社がすべてのデータを登録するため、社長は承認するだけ。

経理の退職は「業務の見直と大幅な効率化」の絶好のチャンス!

 お客様からは、経理業務のあり方もご相談いただくことが多く、TOKYO経理サポートでは、できるだけ経理業務以外の周辺業務の状況もお尋ねしています。その結果、経理としてやるべきこと、経理が自己満足で二重手間をかけている業務などを明確にして、業務フローを簡素化する提案も行っています。

 もちろん、業務フローや実際の業務が簡素化できれば、当社の代行費用も割安になり、貴社にとってもお得です。

 貴社も経理の業務フローをすっきり簡潔に見直して、”経理の見える化”を実現しませんか?

 DX化の時代ですので、これまでのやり方へのこだわりより、先取り対応して”本業への集中と生産性の向上”を目指して、成長に向けてかじを切りましょう。

 TOKYO経理サポートでは、社長のお困り・お悩み、ご相談にはつぎの3つの姿勢で取り組んでいます。
★ すぐに会社をお訪ねする!  ★ じっくり社長のお話を聴く!   ★ 業務フロー改善のご提案をする!

経理代行に関する詳しいお問い合わせ、ご相談はこちらをクリック>>


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