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TOKYO経理サポートメンバーブログ

2017年09月20日

経理社員が辞め続ける会社の事例と、その変身方法

こんにちは、中小企業向けの経理代行で喜ばれております「TOKYO経理サポート」です。

当社は経理全般のアウトソーシングを通じて、お客様に「3つのメリットと付加価値」をお届けしています。

 

今回は、「経理社員が採用しても、すぐに辞めてしまって困っている」とご相談いただいたお客様の事例をご紹介しましょう。今回の話は、経理、総務、人事を統括されるA部長からうかがっています。

採用してもすぐ辞める…

◆ 毎月の試算表が間に合わない…

現在、経理部門は入社1ヵ月の課長と正社員が1人おり、あとは派遣社員を使って業務を回しているとのことでした。毎月の試算表は翌月10日までには仕上げるルールだが、出来上がる時期が遅い、ミスが目立つなどで、役員からおしかりを受けているとか。このため、本来なら経理部で作成すべき役員会向けの資料も、やむをえずA部長がまとめているそうです。

 

状況をみかねたA部長が、経理の外注で解決する余地がないかと、TOKYO経理サポートの”丸ごとおまかせ経理”のページをご覧になり、お電話いただきました。

 

◆ ベテラン課長の退職がきっかけ!?

数年前、長年勤めた経理課長が退職したあとは、課長待遇で採用してもすぐ辞めてしまう状況が続いているとか。部下の社員も定着しなくなり、求人すれば人は集まるが1年ともたない、という状態が繰り返されています。責任者が定着しなければ、残る社員の負担は重くなるばかりで、歯抜けのようになってしまったのかもしれません。

 

◆ 経理部門の役割

この会社は傘下にグループ会社4社を抱え、”給与計算”は人事部門が、”支払事務”は財務部門が担当し、経理部門は”記帳処理”が主な業務になっています。経理部門の業務には、仕訳数が多い、特殊な取引が多く仕訳するのが難しい、グループ会社間での取引や精算処理が多いなど特殊事情のある中で、最優先課題が関連5社の試算表を毎月タイムリーにあげることでした。

経理社員が辞めない会社に変身するには?

先方のご希望が、”現顧問税理士の指定する会計ソフトに、社内で入力する”というものであったため、今のところTOKYO経理サポートでは記帳代行業務をお引き受けはしませんでした。(TOKYO経理サポートでは人材の派遣を行っておらず、また記帳処理も当社指定の会計ソフト(注)にて行います。)

「このままでは社員の退職リスクが高そう!」でしたので、今回、経理の業務負担をカットするためのテクニック(ノウハウ)をご案内いたしました。

 

(注) お客様でお使いの会計ソフトの多くが顧問税理士の都合で指定され、会社が業務の特性の応じて独自に選定しているケースはほとんどないため、当社ではご依頼いただいたあと、当社のソフトで経理代行業務をより効率よく進めて、コストダウンできる環境を整えています。

 

◆ 記帳業務の作業量を減らす方法は?
● 外部データとの連携が生命線を握る!

この会社では、経理社員が仕訳伝票を作成して派遣社員に入力させていました。ところが、会計ソフトに各種のデータを連携させる仕組みを用意すれば、伝票作成自体が必要なくなるのです。

 

資金の出入り(動き)は、銀行取引やクレジットカードのデータを取り込む仕組みを用意し、反映させることで、正しいデータを登録・計上できます。伝票から会計ソフトに一行ずつ入力しているうち、いつの間にか「帳簿上の残高が通帳残高と合わなくなった」といった入力ミスも生じないことに。

 

また、売上や仕入の計上などの資金の動きに関係しない未決済取引も、販売管理システムや在庫管理システムとの連携する仕組み作りにより、入力ミスなく、正しい処理ができます。

もちろん、適切な勘定科目分類や消費税の処理には判断が必要となりますが、いちいち伝票を作成するより、ずっと作業量は少なくなります。

●使う道具はよく選ぶこと!

上記のような外部データとの連携の仕組みを導入するにも、連携が得意な会計ソフトと不得手なものとに分けられます。当社では、いずれ会計ソフトの入れ替えを検討されるということであれば、外部データとの連携が容易なタイプの会計ソフトの導入をお勧めしました。

A部長からは「会計ソフトの入替え検討の際には、相談させてほしい」とのお話がありました。

 

◆ 一連の改善後に、経理社員がやることは残る!?

短期的には、会社では業務量が減れば派遣社員を雇う必要もなくなる結果、コストダウン・メリットが得られます。一方で、経理社員の業務はまだ残っています。この会社では、関係会社間の取引について、営業部門や取引先に確認して確定させる業務があり、これは経理部門でないとできない仕事でした。

 

経理部門に時間的にも精神的にも余裕ができるため、本来経理で作成すべきであった役員会向けの会議資料もタイムリーに仕上げられるでしょう。

 

さらに落ち着いたところでTOKYO経理サポートにご依頼いただき、会計ソフトの見直しや業務改善(業務フォローの見直し)も経理部門と共に行えれば、より効果的に改善が進み、結果として経理部門が担う業務レベルが経営の意思決定用資料作成などにまで及ぶことまで期待できるようになります。

まずはご相談ください!

いかがでしたでしょうか?

皆さんの会社の経理社員はどうでしょうか? 忙しくみえても、実は業務フローの改善で業務量が減らせるかもしれません! 時間に余裕ができれば、経理社員の一部は営業部門に異動のうえ、直接収益を支える営業サポートなどを担当してもらうと、会社への貢献度が飛躍的に高まります。

 

TOKYO経理サポートでは導入前のヒアリングを通じて、社内の業務フローをじっくりうかがい、改善ポイントがあれば必ずご案内させていただいています。これまで”当たり前”だと思っていた業務フローも、丸ごと経理業務を外注いただくことをきっかけに、見直して事務負担をカットするきっかけにしていただいています。

 

ご相談はお気軽に!

フリーコール:0800-500-3939(0800-ゴー!○(丸)ごと○(お)任せで、サンキュー!サンキュウ!)でお待ちしています。

 

 

 

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