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TOKYO経理サポートメンバーブログ

2020年02月06日

経理がやめ続けるワケと、心配いらずの効率経営の道

中小企業では人手不足と採用難が厳しさを増しています。「経理の補充にやっと応募があり、採用し教育研修しても、しばらくすると辞めたいと辞表が提出されてしまう悪循環」に悩む社長からのご相談が、ここ一、二年はかなり多くなっています。

 

改めまして、

こんにちは!Smart経理代行で中小企業のお客様に貢献する「TOKYO経理サポート」です。

当社は経理全般のアウトソーシングを通じて、お客様に「3つのメリットと付加価値」をお届けしています。

 

今回は、「経理社員を採用して教育研修しても、すぐに辞めて困っている」とのご相談事例をご紹介しましょう。

この話は、社長と経理や総務全般を統括される部長からうかがいました。

採用してもすぐ辞めてしまう

◆ 毎月の試算表が間に合わない…

経理は、入社半年の課長と正社員(1年半勤続)で業務を回していますが、手が足らず派遣社員に頼っているそうです。派遣社員は業務には不慣れで、しばらくすると入れ替わることもあり、誰でもできる仕事しか担当させられず、結果的に、2人に負荷がかかっています。

試算表は翌月10日までに完成させて社長に提出がルールですが、毎月10日程度の遅れで何とか対応しているものの、入力ミスや試算表自体にもおかしな点が目立つなどで、社長や役員から注意され、経理スタッフのモチベーションは下がる一方に。

そこでやむなく、経理が作成すべき役員会向け資料は部長がまとめているとのことでした。

 

◆ ベテラン課長の退職がきっかけ!

2年前、長年勤めた経理課長の退職後は後任を採用してもすぐ辞める状況が続いており、結果として、部下も定着せず、課長同様に短期間で退職という状態が繰り返されていました。責任者が定着しなければ、残る社員の負担と責任は重くなるばかりです。悪循環の繰り返しも当然かもしれません。

 

◆ 経理の役割

海外の取引先との関係で資金の送金も頻繁にあり、国内取引先からの入金・支払いの必要性から銀行口座も数が多く、そのために支払口座で多額の送金が発生する毎月10日や月末などでは資金ショートしないよう、他口座からの振替え作業も経理の重要な仕事になっていました。

幸いにして、”給与計算”は部長が中心となり総務が担当で、経理は上記以外は”記帳処理”と”売掛金の回収・消込”が主な業務でした。とはいえ、支払関連業務と売掛金の回収・消込業務で日々忙殺されており、毎月の試算表もタイムリーに完成できない状況に陥っていたのです。

 

 

 

 

 

経理がやめない会社に変貌を遂げるには?

社長と部長からのご相談は、TOKYO経理サポートの記帳代行を依頼して、募集~採用~退職の悪循環を断ち切りたいというものでした。具体的には、「顧問税理士が過去に指定した会計ソフトを使って入力して、記帳代行業務と月次決算をタイムリーにやってほしい」という要望でした。

そこで、TOKYO経理サポートからは、経理の負担を減らしてやるべき業務に集中すべく、つぎのような提案をしました。

◆ 記帳業務の作業量を減らす方法は?
● 外部データとの連携などで業務を効率化!

会社では、派遣社員がスムースに入力できるよう経理が請求書などの原始資料を基に仕訳伝票を作成していました(ご相談のあった他社でも、伝票を作成する会社は多くみられます)。

【問題解決のポイント】

解決策は、伝票の作成を止めてしまうことです。

止めるためには、会計ソフトに各種のデータを連携させる仕組みの用意が必要ですが。

・資金の出入り(動き)も仕組みひとつで、ラク~に処理が

銀行取引やクレジットカードのデータを取り込む仕組みを用意して反映させれば、最初は面倒でも正しいデータを登録・計上できるようになります。もちろん、税率が複数になった消費税は仕訳処理が必要ですが。

こうした業務フローが完成すると、伝票から会計ソフトに一行ずつ入力しているうちに、いつの間にか「帳簿上の残高が通帳残高と合わなくなった」などの入力ミスも生じません。

・販売管理システムなどとの連係プレーもキーに

発生主義で売上や仕入関連取引~資金の動きに関係しない取引~についても、販売管理システムや在庫管理システムとの連携する仕組み作りで、入力ミスなく、正しい処理ができます。

適切な科目分類や消費税処理には判断能力が必要ですが、伝票を作成しての入力に比べればかなり作業量を減らせます。

●使う道具はよく選ぶ!

こうした外部データとの連携の仕組みを導入するにも、連携が得意な会計ソフトと不得手なものがあります。どうしても自社での入力処理にこだわられる会社には、外部データとの連携が容易なタイプの会計ソフトの導入をお勧めしています。

 

現実には、日々の処理業務に追われる経理ではこうした対応は望むべくもありません。そこでご相談先からは、月次決算が予定に従って終わり財務諸表(B/S、P/Lなど)が提出されるなら、会計ソフトへの自社入力にこだわらないとの話が出てきました。さらに、経理には売掛金の回収・消込や資金繰り、本来やるべき経営分析資料の作成に専念させたいので、TOKYO経理サポートに「記帳業務、支払業務、給与計算業務」を任せたい意向も示されました。

 

◆ 業務改善後には、経理業務は評価されるものに変身!

当社への経理代行委託で、短期的には派遣社員が不要となり、経理スタッフの残業手当なども減り、コストダウン・メリットが得られます。その一方、経理の本来業務はまだ残されていますが、時間に余裕が生まれるため、部長が作成していた役員会向け資料など会社の発展に貢献すべき業務への対応が可能になります。

つまり、経理は事後処理業務から変貌を遂げ、会社の経営戦略の一翼を担う部門となるワケです。

業務改善後には、経理が仮に一人で十分となったとしても、残る一人は収益部門の営業をサポートする側に回ればよいのです。経理は取引先や取扱商品などの知識もあり、営業サポートには打ってつけとも言えます。

 

最終的に、TOKYO経理サポートに「ネットバンキング対応、e-Taxやe-LTAX(電子納税)、販売管理ソフトとの連携などを含めた業務フォローの見直しと、記帳代行、支払代行、Smart給与計算代行(ペーパーレス給与計算)」まで、ご依頼いただくことになりました。

まずはご相談ください!

いかがでしたでしょうか?

社長のお悩み・お困り解決の道は、TOKYO経理サポートへのご相談から。遠慮せずにご連絡いただき、一緒に問題解決に取り組みましょう。

 

皆さんの会社の経理社員はどうでしょうか? 忙しくみえても、実は業務フローの改善で業務量が減らせるかもしれません! 時間に余裕ができれば、経理社員の一部は営業部門に異動のうえ、直接収益を支える営業サポートなどを担当してもらうと、会社への貢献度が飛躍的に高まります。

 

TOKYO経理サポートでは導入前のヒアリングを通じて、社内の業務フローをじっくりうかがい、改善ポイントがあれば必ずご案内させていただいています。これまで”当たり前”だと思っていた業務フローも、丸ごと経理業務を外注いただくことをきっかけに、見直して事務負担をカットするきっかけにしていただいています。

 

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