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TOKYO経理サポートメンバーブログ

2017年10月04日

突然の経理の退職では、ここをチェック~資金繰り~! その2

こんにちは、中小企業向けの経理代行で喜ばれております「TOKYO経理サポート」です。

当社は経理全般のアウトソーシングを通じて、お客様に「3つのメリットと付加価値」をお届けしています。

 

「経理スタッフの突然の退職!」時の緊急対応~資金繰り編~として先週号では”仕入れ、諸経費、給与などの支払サイド”についてご案内しました。第2弾として、今号では”売上の請求書発行”について考えてみましょう。

普段通りに請求書発行!がポイント

最悪でも、取引先からの催促で支払い洩れが見つけられる支払関連業務と異なり、請求書は売上データが適切にまとめられていないと請求洩れが生じ、予定した入金もされず、資金繰りに大きな影響を与えかねない、会社にとっては大きなリスクを抱えている業務といえます。

 

また、突然の社員の退職時でも請求書の発行はストップできません。不慣れな状況下で、請求書の発行・発送洩れをなくすためには、”スケジュール通り”に、”従来通りの形式”で、”もれなく”発行することが欠かせません。

 

◆ 誰が、請求業務を担当していたか?

貴社では請求書の発行・発送は、どなたが担当されていますか。

実は請求業務は、”経理の仕事”という会社と、”営業や営業事務の仕事”とする会社に、大きく2分できます。

 

”営業の仕事”なら、経理が辞めても請求業務が滞ることはなく、心配入りません。普段どおりに、月末などの締め日に”売上データ”をまとめて、請求書を発行・発送してもらえばよいわけです。

ところが、経理が毎月請求書を発行・発送している会社であれば、毎月の請求業務の流れを確認することが緊急課題となります。

 

◆ 請求書はどのように作られていたか?
● 販売管理システムを導入済みの会社

経理が実際に請求書を発行しているケースでも、販売管理システムを導入されていれば、あまり心配はいらないかもしれません。売上データは営業がその都度直接入力して、経理は販売管理システムから請求書を出力(印刷)して封入のうえ発送ということも、よくお見受けします。

● エクセルなど他の方法で作成・管理の会社

一方、販売管理システムがなくエクセルファイルで作成・管理している会社では、過去の請求書控をみて、・定期請求、・臨時請求などの区分と内容を確認して、請求洩れが出ないように売上データを社内で集めることが最優先に。

 

ただ、先日ヒアリング訪問した会社では、販売管理システムで集計した売上内容がそのまま請求書にしておらず、請求内容を分割して2枚の請求書に置き換えたり、立替経費を別のデータから拾って追加するといった状況でした。

 

このようにイレギュラーな対応が必要な会社で対応マニュアルなどが残されていないと、請求業務の引き継ぎ自体が困難なために、請求書の発行・発送が滞りかねないか、得意先の要望事項と異なる請求書を発行することとなり、クレームが殺到しかねません。

 

◆ 請求書の発送はどうしている?

ITの時代とはいえ、まだまだ請求書を送らないと支払ってもらえないケースが多く、ほとんどの会社が実際に請求書を印刷して、郵送しています。

 

とはいえ、まだまだ少数ではありますが、メール添付で発送する会社も増えてきているもようです。なかには、一部郵送で、特定の得意先だけメール添付などと区分している会社まで

 

なお、請求書という名目だけでなく、支払い通知、口座振替明細などの名目で案内を送るケースもあります。

 

◆ 必要なら残高確認も!

得意先の経理がしっかりしていて売掛金の残高管理が適切に行われていれば安心であるものの、こちらサイドで適切な管理が行われないまま経理が辞めてしまった場合では、得意先に「売掛金の残高確認」するのもひとつの方法です。

 

手間はかかりますが、売掛金残高の確認で帳簿上の残高と一致しなければ、その違算部分を整理できる良い機会となります。

請求後は回収あるのみ!

◆ 誰が消し込み、誰が催促担当か?

売り上げて請求書を発行しても、回収を怠れば会社の資金繰りは成り立ちません。

 

売掛金の入金確認と消し込みの担当者が誰なのかも、会社によってさまざまです。経理が定期的に行っている会社、売掛金の回収担当者がいて日々入金を確認し、売掛金の消し込みを行っている会社まで。

 

また、請求額と異なる金額が入金した場合の違算について、誰が対応するかなどの業務フローを決めておくことも大切です。たとえば、経理概算を見つけた段階で営業担当者に通知して得意先に確認してもらう、経理担当者が直接確認するなどです。いずれにしても違算が生じたら、ためらわずにタイムリーに得意先に状況の確認が、問題を長引かせない最大の秘訣です。

 

◆ 大切なのは消し込み処理より、違算の解消!

売掛金データが大量で、販売管理の専任担当者がいる会社もあります。

支払条件(請求日や入金日)を得意先にすべて合わせているというその会社では、5日おきに請求の締め日と入金予定日が到来します。担当者は毎日ネットバンキングデータを確認して、売掛金の消し込み処理をしていました。

 

この会社では、弊社への相談をきっかけに、AIを利用したシステムの活用で、消し込み処理の負担が大きく改善しました。担当者は時間的に余裕が生じたおかげで、違算解消の時間がとれるようになりました。

オススメ!いますぐ請求フローを確認しておこう!

TOKYO経理サポートでは、請求書発行についても数多くのご相談をお受けしています。

請求書発行について独自ルールだらけの会社も多く、実際には代行をお受けかねるケースも多いのが現状です。「経理が辞めてしまったが、どうやっていたのかわからない」会社まであり、それでも代行してほしい、という無理難題も…。

 

売上の請求内容は会社が決めるもの!社内ルールがわからなければ、外部への請求業務の委託はできません。

貴社の請求書作成フローはどうなっていますか? ”特定の人しかわからない”状況になっていませんか? 請求ルールはわかりやすくなっていますか?

 

まずは、業務フローの確認・整備とマニュアル化は必須条件です。

TOKYO経理サポートでは、請求書発行と発送を代行しています。業務フローが整備され、マニュアル化がされていれば、当社での代行で貴社の事務負担とコストは大幅カットできます。

請求書発行代行の詳細はコチラから

https://www.anshin-keiri.jp/work/seikyu/

とりあえずご相談ください!

いかがでしたでしょうか?

突然経理が退職しても、業務フローがマニュアル化されていれば、恐れることはありません。当社にご相談いただければよいのです。

 

TOKYO経理サポートでは導入前のヒアリングを通じて、社内の業務フローをじっくりうかがい、改善ポイントがあれば必ずご案内させていただいています。これまで”当たり前”だと思っていた業務フローも、丸ごと経理業務を外注いただくことをきっかけに、見直して事務負担をカットするきっかけにしていただいています。

 

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