TOKYO経理サポートメンバーブログ

2017年10月11日

突然の経理の退職では、「記帳処理」をチェック!

こんにちは、中小企業向けの経理代行で喜ばれております「TOKYO経理サポート」です。

当社は経理全般のアウトソーシングを通じて、お客様に「3つのメリットと付加価値」をお届けしています。

 

「経理スタッフの突然の退職!」時の緊急対応では、過去2回にわたり、資金繰り編として仕入れ代金や諸経費の支払サイドと売上の請求・売掛金の回収の入金サイドについてご紹介してまいりました。今号では経理スタッフが突然退職する際の”記帳処理”について考えてみましょう。

後回しになりがちな記帳処理と試算表

「お金さえ回っていれば、試算表などなくても経営できる」といわれる中小企業経営者が多くお出でです。実際、突然経理が辞めても、最優先課題は上述のように”支払いと回収”、つまりオカネにまつわる部分です。それ故「記帳処理やその結果の試算表がなくとも経営判断はできてしまう」という声が。

 

もちろん、会社によっては翌月10日までに試算表を完成させている、元請け先や借入先の銀行への試算表の報告義務があって毎月作成する必要があるケースもありますが…。

 

◆ 記帳処理の担当者によって、状況も変わる?

貴社ではどなたが記帳処理をされていますか?

中小企業では、”自計化”といって、自社で会計ソフトを導入して社員が入力処理業務を担当される場合と、伝票など記帳処理に必要書類をまとめておき、会計事務所に記帳処理を依頼する場合の2通りに分かれているのが通例です。

● ”自計化”している会社では

経理社員は、日々の資金繰り、銀行での振り込みや資金の引き出し、小口現金の出し入れや各種書類の作成など、多忙な業務の合間を縫って記帳処理業務を行います。上述のように、経営者が試算表などの財務書類の必要性を感じておらず、経理に催促することもない場合は、記帳処理業務は後回しにされがちです。

このため、突然の経理社員の退職のときは、記帳処理業務が何カ月分も溜まったままになっているとか、領収書や請求書の整理も放置されたままというケースが少なくないのが実情です。

● 会計事務所に記帳代行を依頼している会社では

経理が入出金伝票や現金出納帳などの帳簿類を作成して、会計事務所に渡してから記帳代行してもらうケースでは、経理が記帳処理に必要な書類を提出しないとの理由で、会計事務所サイドで記帳処理が止まり、最新の試算表どころか、過去の試算表すら滞っていることも往々にしてみられます。

つまり、こうした場合は経理が必要書類の作成を滞られているばかりか、会計事務所も試算表などの財務書類を作成せず、こうした状況を経営者には黙って放置する結果になっているのです。

◆ 記帳処理業務が遅れると、こんなときに困る!

とはいえ、いつまでも記帳処理を放っておき、試算表を作成しないわけにもいきません。

● 銀行から借入れをしたいとき~資金調達時~

金融機関からの借入れの際には、直前期など3期分の決算報告書に加えて、必ず直近の試算表の提出を求められます。こうした際に、すぐに最新の試算表が提出できる会社と、半年前の試算表がやっと出てくる会社とでは、金融機関の心証は大きく違ってくるものです。

● 決算予測が必要なのに

記帳処理の遅れが会社にとって大きな負担や損失につながるケースも、よくある話です。もうすぐ決算期末というときに試算表ができていなければ、会社の財務状況や利益の状況がわかりません。一般的には、遅くとも決算期の2~3ヵ月前には”利益の見込み”や”法人税・消費税などの負担”を試算して、必要に応じて利益の圧縮・繰り延べ対策を検討するのが通例です。

 

とはいえ、試算表ができていなければ、利益予測も税負担の試算はもちろん、決算対策の検討余地もありません。何の対策も打てずに納税を迎えて、決算の2ヵ月後に納税資金の手当てに右往左往せざるを得ないことに…。

● 法人税申告書などの作成も間に合わない…

決算直前で経理が不在だと、法人税等の申告書や消費税の申告書の作成にも影響が出かねません。溜まった記帳処理業務ごと会計事務所(顧問税理士)が引き受けてくれればラッキーかもしれませんが、TOKYO経理サポートでのご相談事例では「顧問税理士に記帳業務を依頼してみたが、”できない”と断られた」ケースが決して少なくありません。

 

当社では、お客様のおかれた状況を考慮してやむを得ずお引き受けしてはいるものの、人手を集中させねばならず、コストアップにもならざるを得ず、かなり厳しい状況に追い込まれています。

 

◆ ポイントは、”マニュアル化”と”記帳処理を終わらせておく”こと

突然出社しなくなったケース以外では、経理社員が辞めるまでの間につぎのような点を確認して、引継書(業務引継ぎマニュアル)を作成してもらっておくことが、最優先課題となります。

・記帳処理が何月分まで終わっているのか、

・どういう業務フローで、何(ソフトなど)を使って記帳処理しているか、

・会計事務所へ依頼しているなら、どのような書類をどういう形で渡して依頼しているか

またできれば、退職日までに”×月分までの記帳処理”をキリよく終えてもらい、引継ぎ先(経理担当者がいなくとも、他の引き継ぎだけでも対応してもらえる方)に引き継ぎをお願いしておくことをお勧めします。

とりあえずご相談ください!

いかがでしたでしょうか?

経理業務にもいろいろある中で、記帳処理は”振込み・支払事務、請求・回収業務”といった最優先課題の影になってしまいがちです。

 

会計、税務の知識があるプロなら、業種・業態にかかわりなく記帳処理ができます。もちろん、その後の試算表や決算報告書の作成も問題ありません。TOKYO経理サポートでは、「経理社員が突然来なくなった!」ような緊急事態でも、過去の会計データ、売上の根拠となるデータ、受け取った請求書や領収書などから”お金の流れや業務処理のフロー”を分析して対応のうえ、業務を引き継いでおります。

 

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