TOKYO経理サポートメンバーブログ

2017年09月13日

手書き伝票や帳簿から卒業しよう!(ご依頼事例より)

こんにちは、中小企業向けの経理代行で喜ばれております「TOKYO経理サポート」です。

当社は経理全般のアウトソーシングを通じて、お客様に「3つのメリットと付加価値」をお届けしています。

 

今回は、経理の方が手書きで伝票から帳簿まで作成されていた会社で、最近当社にご依頼いただいたお客様の話をご紹介いたします。

手書きで帳簿をまとめるのに相当な残業を…

◆ ひとつの取引でも4ヵ所に転記!?

経理担当者は、現金取引について、つぎのように手書きの帳簿や伝票が数種類も作られ、確認業務も行っていました。

● 現金集計表の作成など

売上内容と金額を記入・集計し、集計表の現金残高をレジの金額と一致していることを確認。

● 現金出納帳の作成

レジを締めた後、現金集計表から現金出納帳に転記。現金出納帳への記入内容は集計表と同じ内容。

● 売上区分ごとの補助簿

何種類かある売上区分ごとの帳簿に、現金入金分を現金集計表から転記。

● 入金伝票

売上の現金入金について、現金出納帳から伝票に転記。

● 出金伝票

レジ資金(現金)で支払った諸経費、預金口座への預け入れた分などについて、現金出納帳から伝票に転記。

 

つまり、10,800円のレジ売上(現金売上)を例にとりますと、経理担当者は”現金集計表”、”現金出納帳”、”現金売上帳”、”入金伝票”と4種類もの書類に同じ内容を記入する業務フローになっていたと言うわけです!

◆ 同一取引について、数多くの帳簿を作成している理由をお尋ねしたところ?

経理担当者に「同じ取引についてこんなにいろいろ帳簿や伝票を作っている理由」をお尋ねしたところ、「同じことを何度も書く(転記)のは面倒なんですが、顧問税理士の指導で仕方なく…」とのことでした。このため、帳簿や伝票の作成処理に時間がかかり、残業する日も少なくないとか。タイムカード上の残業時間を確認すると、かなりの時間数に上っていた実態も判明しました。

 

そもそも会計取引は、日付順(伝票など)に、勘定科目ごと(総勘定元帳)に記帳しておく必要があります。コンピューターの登場前は、手書きで伝票や帳簿を作成して計算機(その前は、そろばん)で集計のうえ、月次の試算表(貸借対照表や損益計算書)をまとめていましたので、作業時間も相当かかっていたはずです。

 

でも会計ソフトが普及した現在では、手書きで伝票や帳簿は作らずに処理できるようになりました。取引を入力処理した後には、元帳や伝票は会計ソフトを使って印刷できる状況のため、保管に必要なケースでは後日印刷のうえ、ファイルに綴じている会社がほとんどです。

手書き帳簿ではデメリットだらけで、メリットなし!

◆ ミスの元は一切カット!

当社では、実に久しぶりに手書きの帳簿や伝票を目にしました。

ちなみにTOKYO経理サポートでは、手書き書類は一切使用しません。これは”手書きに伴うリスク”や”時間のロス”を避けるためなのです。

● 手書き帳簿は作成時間がかかる

一見、手書きの方が効率よく帳簿を作成できそうにも感じます。ところが実際には、パソコン(キーボードなど)で入力する時間よりも手書きの方が時間がかかっています。もちろん、手書きでは記入ミスや読み違えミスなども生じやすいこともあります。

● 集計作業に時間がかかる

手書き帳簿では、集計作業にも時間をとられます。作成者が計算機で集計すれば、これをダブルチェックするには再度計算機をたたく必要があるためです。

ところが、表計算ソフトを使えば”集計チェック”自体をカットできるのです。つまり、業務工程の一部を不要にできるというわけです。

 

こうしたことから、TOKYO経理サポ-トでは経理代行をご依頼いただく際には、手書き作業を省略して業務効率を引き上げる方法を検討いたします。

 

◆ 現金出納帳の”表計算ソフト化”で解決!

TOKYO経理サポートは、「まずこの会社に、現金出納帳を表計算ソフトを使ったものに切り替える提案」をしました。

 

表計算ソフトで、現金出納帳を「日付、取引区分、金額などを1行入力するだけで、日別の取引内容、勘定科目別の取引内容、さらに売上区分別の取引内容が管理できるよう工夫」したのです。もちろん、集計業務も”自動計算”されるので計算機をたたく必要もありません。経理担当者は、4種類もの書類作成の手間、計算があわないときのストレス、残業などから一気に解放され、とても喜んでいただきました。会社にとっても残業代・社会保険料負担分のコスト削減にもなりましたので、ダブルデメリットが得られたことになります。

 

◆ クラウド活用なら実は帳簿作成が不要!?

もっと進めていきますと、レジアプリやクラウド会計ソフトを使って「現金出納帳の作成」自体を必要なくすることまでできる状況に。

担当者は、iPad端末などにアプリを入れておき、通常通りレジ操作(品番を選んで金額を入力、お金を精算)するだけ。1日のレジデータはクラウド経由で会計ソフトに連動させれば、日付順、時間順、売上区分ごとの取引が自動的に記帳される仕組みです。クレジットカード決済取引も同様にクラウド経由で会計ソフトへ連動できますから、改めて管理表を作成する事務処理業務から解放されることに…。

 

といっても、iPadなどの端末やお金を入れるドロワー、レジアプリの導入、商品メニューの設定、クラウドソフト導入など、立ち上げには時間もコストもかかります。もちろん、当社ではつぎのステップで、「TOKYO経理サポートによるコンサルティング付きでこの仕組みの立ち上げ」をご提案して、お客様にはさらなる業務効率の向上メリットを得ていただく予定です。

まずはご相談ください!

いかがでしたでしょうか?

「ウチもまだ伝票を手書きしているとか、現金出納帳を手書きでまとめている。」というお客様もおありでしょう。でも悲観する必要はありません。事務作業が本当に必要か、他のやり方で短時間ですませる余地を見つけられれば、会社の将来には明るい兆しが見えてきます。

 

TOKYO経理サポートでは導入前のヒアリングを通じて、社内の業務フローをじっくりうかがい、改善ポイントがあれば必ずご案内させていただいています。これまで”当たり前”だと思っていた業務フローも、丸ごと経理業務を外注いただくことをきっかけに、見直して事務負担をカットするきっかけにしていただいています。

 

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