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TOKYO経理サポートメンバーブログ

2019年07月04日

スマート給与代行で、完全ペーパーレス化と本業専念を実現!

中小企業の味方として経理代行で喜ばれています「TOKYO経理サポート」です。この半年ほど、お問い合わせ対応や代行業務に追われて、ブログ更新ができず申し訳ありませんでした。

 

この間、従来からの人手不足や経理の退職に加えて、★政府主導の「働き方改革」で年5日の有給休暇(有休)取得の義務化、★有休管理簿(有休付与、有休取得、有休残高など)の3年間保存の義務化、★年間残業時間の上限の短縮化など、★消費税増税に向けてのキャッシュレス化、★政府主導の電子化の動きなどで、経理業務の効率化・外注化のご相談などが数多く寄せられました。今後のブログでは、経理業務以外の業務を含む社長のさまざまなお悩み・お困り・その解決方法をご紹介してまいります。

 

今号では、当社モットーの「経理代行業務でのメリットに加えて”お客様にご提供する付加価値”」の例として、完全ペーパーレス化を実現した「Smart(スマート)給与計算代行」についてご案内しましょう。

スタートは「給与計算でもっとラクをしたい・・・」から始まった!

給与の支給日は毎月一定日が決められており、必ず支給日に合わせて送金(=社員口座への着金)しなければなりません。ところが経理担当者は、毎月、時間外、欠勤などの勤怠管理集計や変動給・変動控除の計算や確認などの給与計算関連業務に追われ、ギリギリで何とか間に合わせているケースが多かったのです。

代表的な事例をご覧いただきましょう。

◆ 一般的給与計算の締め日などの例

● 給与の締め日:毎月15日(対象期間:前月16日から当月15日まで)   ● 給与の支給日:毎月25日

● 締め日から支給日までの営業日数:5~8日

 

◆ 給与計算の問題点
● 締め後支給日までの期間の短さ           給与計算業務の処理必要日数が不足

社員の勤怠管理をタイムカードでしている会社では、締め後の16日からタイムカードを回収し、集計作業~残業時間、遅刻・早退時間、欠勤日数・有休消化日数など~を行ったうえで給与計算を行います。その後、給与の振り込み手配をしますが、全員分をまとめて送金(総合振込)手配するには支給日3日前(営業日ベース)までの手続きが必要です。

 

つまり、支給日まで営業日数で5~8日しかなければ、2~5日でタイムカードの集計作業を終え、給与計算を済ませて振込手続きまで行わねばなりません。これでは営業日数で2~3日の余裕しか残らず、事実上25日の支給は不可能な状況です。

 

● 社員の経費精算                  小口現金での精算で、手間ばかり

中小企業の多くは、社員の交通費などの経費精算を小口現金でその都度、一週間ごとなどに精算しています。経費精算する社員も、小口現金の担当者にとっても何のメリットもなく、手間を増やすばかり。

 

面倒なタイムカードの管理と集計作業        打刻洩れ、二重打刻の確認など

集計作業では、”カードの打刻洩れ”、翌日の出勤時間が”前日欄に二重打刻”、数字が薄くて読みづらいなどは日常茶飯事で、打刻した社員に直接確認しなければならず、場合によっては、その上司の承認も必要だったりで、集計作業に相当手間がかかります。

 

また、全社員の就労時間、残業時間(普通残業、早朝・深夜残業など)の集計に加えて、有給休暇の消化日数や欠勤日数、代休の取得状況などまでチェックが欠かせません。

多くの会社では集計結果のダブルチェックはされず、担当者任せで済ませているのが実態です。

● 給与の振り込みや源泉所得税の納税など       書類作成の手間と銀行往復と待ち時間のムダ
★ 振込依頼書作成の手間など

担当者にとっては、総合振込依頼書に給与の送金額を記入すること自体が面倒で間違えやすい作業になっています。ミスすれば社員の手取りが変わり、お叱りを受けるばかりか、翌月の給与でその修正作業までやらねばなりません。

また、給与の源泉所得税の納付書や市町村別の特別徴収住民税の納付書の作成の手間も大変です。

★ 銀行での待ち時間のムダ

書類作成が終わっても振込手続きなどで銀行に出向かねばならず、給与振込や所得税などの納付時期は窓口も混雑していて、手続きに1~2時間待ちも。それに銀行往復まで考えると、手続きのためだけで、1回に午前中がムダになってしまう計算に。

 

● 紙ベースの給与明細の配布             配布ミスや配布時間のムダ

給与の振り込み手配が終われば、支給日には給与明細書を社員ひとり一人に届ける仕事で結構時間が費やされます。給与明細を誤って配布して、他の社員が明細を開けてしまえば大事に。

「スマート給与代行」なら、完全ペーパーレスで面倒も解消!

TOKYO経理サポートの「スマート(Smart)給与代行」でのご依頼なら、つぎのように会社(社長)の手間はネットバンクでの送金の承認だけで済み、ペーパーレス化が実現できます。

◆ タイムカードよ、さよ~なら!          社員の勤怠管理

冒頭でご案内のように、有給休暇の管理簿(有休付与・取得・残高の管理)保存の義務化、残業時間管理などが、より厳しく適用されることに。実際に、社員別の有給休暇を入社日ごとに管理するなどは人手では困難で、また、就業規則に応じた残業時間などの管理(残業の申請・承認など)もタイムカードだけではムリがあります。

 

そこで決め手は、「クラウドを使った勤怠管理システム」です。

● 勤怠管理システム導入で手間いらずに!

社員は出退勤時に打刻し、残業・有休などは事前申請し、上司などが承認するスタイルで、運用自体は現状とさほど変わりません。違いは、紙がまったくなくなることと社長などが社員の勤務状況を24時間いつでもチェックできること。もちろん、有休管理簿も自動的に作れます。

● システムの導入コストや導入のポイント

導入コスト的には、高額なシステムから社員一人あたり月数百円から使える便利なものまでさまざまです。

導入のポイントは、業態や社員の勤務実態に応じた管理ができるかどうかです。

実際には導入済みでも使いこなせていない会社も多く、どうせ入れるなら当社の「スマート給与代行」などを依頼するタイミングでの相談がお得です。

◆ 給与計算結果は事前にチェックOK!       全社員の部門別給与一覧表

当社の「スマート給与代行」では、給与計算結果はいち早く社長などに「全社員の部門別給与一覧表」をpdf形式でメールでお届けします。社長は、事前にその一覧表で、支給や控除内容、残業時間などの内容をご確認いただけ、さらに安心。

もちろん、経費精算システムを入れていただくか、当社提供の社員別経費精算報告書に入力いただければ、毎月の給与計算の際に、まとめて経費を精算してしまいます。つまり、小口現金での精算業務は一切不要になるわけです。

 

◆ 社員の給与は入力済み、社長は承認だけ!    社員の給与の送金など
● ネットバンク活用の給与振込みで、手間いらず!

当社が、ネットバンク口座に支給日の3営業日前までに「社員別の振込データ」登録を済ませており、社長は承認手続きだけ。所要時間は1~2分のため、効率よく承認を済ませられます。

なお、当社ではネットバンクの設定サポートもいたしております。

● 源泉所得税(e-Tax)の電子納付

当社では、毎月の給与から天引きした源泉所得税はネットバンク口座からの電子納付対応ですので、銀行に出向くことはありません。承認手続きだけで済みます。

● 特別徴収住民税(e-LTax)の電子納付

毎月の給与天引きの特別徴収住民税は、社員のお住まいの市町村別に納付しなければなりませんが、e-Tax同様、当社ではネットバンク口座からの電子納付で済みます。

 

◆ 紙の給与明細ともお別れ!           給与明細の電子配信

毎月の給与明細は、支給日以後はいつでも、ネット上の給与明細のサイトにアクセスして「IDとパスワード」を入れるだけで、24時間ご覧になれます。もちろん、パソコンやiPadなどばかりでなく、スマホも、携帯でもOKの優れものです。

当社なら賞与明細や年末調整時の源泉徴収票も電子配信のため、一年を通じて社員の便利さや満足度は格段に向上します。

 

社員は完全にペーパーレスですべて受け取れ、紙の給与明細の処分に戸惑うこともなくなります。また、紙の給与明細で起こりがちな、間違って他人に手渡してしまうトラブルや明細の配布に手間がかかることもなくなり、経理担当者は仕事に余裕が生じます。

人手に関連する環境は激変中。ご相談はお早めに!

中小企業では”人手不足の解消”は期待できそうにありません。これまでのやり方へのこだわりより、時代の変化を見据えた対応こそが”本業への集中と生産性の向上”につながります。

 

TOKYO経理サポートでは、いまもお困り・お悩み、ご相談にはつぎの3つの姿勢で取り組んでまいります。

★すぐに会社をお訪ねする!

★じっくり社長のお話を聴く!

★業務フロー改善のご提案をする!

 

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ご相談はお気軽にどうぞ!社長にとっては、どんな相談でも大問題です。最初のご相談は“無料”ですので、お気軽にお問い合わせください。

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